Een in-companytraining registreren

Wanneer er sprake is van een bestaande overeenkomst die je wilt registreren in de academy klik je onder 'DOI > In-company' op de blauwe button 'Creëer in-company training.' Vervolgens kies je in het pop-upscherm voor de optie ‘Registreer in-company training’.

Nadat je een titel hebt ingevuld wordt je doorgeleid naar het verzoek en zie je aan de linkerzijde een navigatiebalk waarin duidelijk wordt welke informatie benodigd is om de registratie te voltooien waardoor deze verstuurd kan worden naar de opleider. Via dit menu kun je direct naar een sectie navigeren.

Onder Registratie informatie kun je de titel, opleider, referentie ID en contactpersoon toevoegen. Het is ook mogelijk om hier een offerte of andere bijlage toe te voegen aan het voorstel. Bij het registreren van een in-companytraining is er namelijk vaak al een offerte of overeenkomst beschikbaar die je dan meteen kunt toevoegen aan het voorstel. 

In de sectie Trainingsinformatie kun je een afbeelding toevoegen, de taal waarin de training wordt gegeven opgeven en (externe) keurmerken en PE punten toevoegen. De afbeelding wordt getoond in de in-companytraining in de bibliotheek van de academy, het LMS en de opleidersomgeving van de opleider.

Onder Beschrijving geef je aan wat het doel is van de training. In de sectie Programma kun je het trainingsprogramma delen en welke onderwerpen er behandeld worden. 

Het is mogelijk om een certificaat te genereren nadat de sessie van de in-companytraining is gesloten. Dit kun je instellen onder de sectie Certificaten in het voorstel.

Prijsmechanisme toevoegen

Onder de sectie ‘Prijs’ in het in-companyvoorstel’ kun je een prijsmechanisme voorstellen. Dat is een overzicht van de kosten van de training. Zo kun je bijvoorbeeld de prijs bepalen aan de hand van het aantal aanwezige deelnemers, het aantal deelnemers dat is geregistreerd bij aanvang van de training of je kiest voor een vaste prijs. Tevens kun je bijkomende kosten zoals studiematerialen of lunch toevoegen wanneer dit van toepassing is.

Wanneer het prijsmechanisme is opgeslagen kun je deze wijzigen via het potloodje ‘Wijzigen.’ Dit is handig wanneer je op een later moment een nieuwe sessie wilt toevoegen aan de in-companytraining, maar de prijs hiervoor anders is. Je hoeft dan niet een geheel nieuw in-companyvoorstel te registreren, maar kunt de prijs gewoon wijzigen in het bestaande voorstel. De opleider dient de aanvraag gekoppeld aan het aangepaste prijsmechanisme altijd eerst beoordelen voor deze goedgekeurd kan worden. Let op: Het is niet mogelijk om het prijsmechanisme later te wijzigen voor de huidige sessie. Wijzigen kan alleen wanneer je volgend op de eerste sessie een nieuwe sessie wilt toevoegen.

Een sessie toevoegen

Onder ‘Data en locaties’ kun je één of meerdere sessies toevoegen. Wanneer je op de button ‘+ voeg datum en locatie toe’ klikt wordt je doorgeleid naar een nieuw scherm. Hier kun je aangeven of de sessie offline of online plaats vindt.

Het is ook mogelijk om de datum en/of locatie later te bepalen. Deze kan later toegevoegd worden in de sessie door de opleider. Je kunt deze ook zelf toevoegen door op ‘Bewerk datum & locatie’ te klikken in de aanvraag of in de                 

in-companytraining onder ‘Data & locaties’ naar de aanvraag te gaan.

Wanneer alle verplichte velden (deze herken je aan het sterretje voor het invoerveld) zijn ingevuld kun je de in-companytraining registreren via de blauwe button bovenaan de pagina. Er verschijnt nu een pop-upscherm waarin je het prijsmechanisme en aantal sessies kunt controleren. Door op ‘Verstuur voorstel’ te klikken wordt deze automatisch geaccepteerd en wordt er voor iedere sessie een aanvraag gecreëerd. In dit FAQ artikel lees je hoe je de aanvraag of aanvragen die onder het in-companyvoorstel hangen kunt goedkeuren zodat de sessies beschikbaar worden.

Mutatie prijs in-company boekingen

Het kan voorkomen dat er sprake is van een boekingsfout. Als leidinggevende kun je bij een boekingsfout eenvoudig een kostencorrectie aanbrengen door de prijzen aan te passen (behalve als de sessie voltooid is). Dit scheelt tijd en voorkomt dubbel werk. Je doet dit door onder 'Data & locaties' in de in-company training op de drie puntjes te klikken en vervolgens in de dropdown naar 'Wijzig prijs voor deze sessie' te gaan. Er wordt dan een scherm getoond waarin je de prijs van de aanvraag kunt aanpassen.

NB: Je kunt hier in een korte video zien, hoe je dit kunt doen.