Een in-company training registreren (o.b.v. een offerte)

Gewijzigd op Wo, 29 Okt om 9:11 AM

Ben je al een offerte met een opleider overeengekomen? En wil je deze getekende offerte registeren in het LMS, zodat je deelnemers kunt inschrijven en de opleider kan factureren? Dit artikel geeft je meer informatie hierover.

1. Algemeen proces

Registreer in-company
Registreer in-company door dit voorstel te voltooien en voeg eventuele documenten van de opleider als bijlage toe.
Accorderingsroute
De accorderingsroute voor het budget wordt gestart zodra je voorstel is ingediend.
Deelnemers
Wanneer de datum & locatie zijn bevestigd, kun je beginnen met het toevoegen van medewerkers aan de in-company training.

2. Registreer in-company training

Ga naar 'Bibliotheek'
Log in op het LMS en navigeer naar het onderdeel Bibliotheek.
Klik op 'Events'
Navigeer naar de leerinterventie events.
Klik op de knop ''maak content''
Er verschijnt een keuzemenu, klik hier op ''in-company training''.
Creëer nieuwe in-company aanvraag
Er verschijnt een pop-up scherm. Je krijgt de keuze uit twee opties, kies hierbij voor ''creëer nieuwe in-company aanvraag'' . Nadat je een titel hebt opgegeven, word je doorgeleid naar het offerte-aanvraagformulier.
Registratieformulier
Nadat je een titel hebt opgegeven, word je doorgeleid naar het registratieformulier. In de navigatiebalk aan de linkerzijde zie je welke informatie nodig is.
Registratie informatie
Onder Registratie informatie kun je de titel aanpassen en de opleider selecteren met wie je de training organiseert. Ook kun je een referentie ID toevoegen. Verder selecteer je de contactpersoon of -personen binnen de organisatie die op de hoogte moeten blijven van de verwerking van de registratie en aanvraag die hieruit voortkomt; in veel gevallen zal je dit zelf zijn. Je ziet dat deze info verplicht* is. Daarnaast kun je de offerte uploaden en eventuele bijlagen.
Trainingsinformatie
In de sectie Trainingsinformatie kun je een afbeelding toevoegen, de taal waarin de training wordt gegeven opgeven en (externe) keurmerken en EP-punten toevoegen. De afbeelding wordt getoond in de academy (als je de training zichtbaar maakt), en de opleidersomgeving van de opleider.
Beschrijving
Onder Beschrijving geef je aan wat het doel is van de training en de te verwachten resultaten.
Programma
In de sectie Programma kun je de agenda delen en de onderwerpen uitlichten die worden behandeld.
Certificaten
Het is mogelijk om een certificaat te genereren na afronding van de in-company training. Dit kun je instellen onder Certificaten.
Prijs
Onder de Prijs kun je een prijsmechanisme voorstellen. Dat is een opbouw van alle kosten die met training gemoeid zijn en hun btw-percentages, maar ook het maximum aantal deelnemers. Je ziet dat je naast de kostenpost voor de training, ook optionele kosten kunt toevoegen zoals die voor studiematerialen of lunch.

Nadat je het prijsmechanisme hebt opgeslagen, kun je deze wijzigen via het potloodje ‘Wijzigen.’ Dit is handig als je op een later moment een nieuwe sessie i.e. startdatum (al dan niet bestaande uit meerdere bijeenkomsten) wilt toevoegen die een ander prijs heeft dan het origineel. Je hoeft dan dus niet een heel nieuw in-company voorstel te registreren, maar kunt gewoon de prijs wijzigen in de bestaande registratie. De opleider moet de aanvraag die voortkomt uit een gewijzigde prijs altijd eerst beoordelen.
Data en locaties
Onder Data en locaties kun je één of meerdere sessies i.e. startdata (al dan niet bestaande uit meerdere bijeenkomsten) toevoegen. Het is ook mogelijk om de datum en/of locatie later te bepalen. Deze kan de opleider of jij dan toevoegen.
Opslaan
Wanneer alle verplichte secties* zijn ingevuld, kun je de invoer opslaan via knop 'Geregistreerde in-company' rechts bovenaan de pagina. Er verschijnt nu een pop-upscherm waarin je e.e.a. kunt controleren. Klik op 'Geregistreerde in-company', waarmee de registratie wordt omgezet naar een aanvraag die je kunt (laten) accorderen.

*Prijs wijzigen

Het kan voorkomen dat je niet de correcte prijs hebt ingevoerd. Dan kun je deze eenvoudig wijzigen via het tabblad 'Data en Locaties' : aan het einde van de regel zie je 3 puntjes; klik daarop en vervolgens op 'Wijzig prijs voor deze sessie'. In het pop-upscherm dat verschijnt kun je de prijs corrigeren en opslaan.