In het LMS is het mogelijk om een technische contactpersoon in te stellen. In dit artikel leggen we uit wie deze contactpersoon is en wat het systeem doet met de contactgegevens.

• Wie is de technische contactpersoon?
• Welk soort mails kan de technische contactpersoon verwachten?
• Wie kan ik het beste kiezen als technische contactpersoon?
• Hoe kan ik de technische contactpersoon instellen?

Wie is de technische contactpersoon?

In Studytube is het mogelijk om een technische contactpersoon in te stellen die meldingen ontvangt over jullie HR koppeling. Op dit moment is de functionaliteit alleen beschikbaar voor academies met een CSV (S3/SFTP) of AFAS koppeling en nog niet voor academies met een andere HR koppeling.

Welk soort mails kan de technische contactpersoon verwachten?

De technische contactpersoon ontvangt een e-mail zodra er teveel medewerkers dreigen te worden verwijderd. In Studytube is het namelijk mogelijk om een limiet in stellen (meestal 5%) waarbij het systeem de HR koppeling stopzet wanneer deze van plan is om meer dan dat aantal medewerkers te verwijderen. Dit is een veiligheidsmechanisme om te voorkomen dat er onverhoopt teveel gebruikers worden verwijderd, bijvoorbeeld wanneer er een foutief bestand wordt aangeleverd.

In die e-mail die de technische contactpersoon ontvangt, is een lijst bijgevoegd met medewerkers die verwijderd zullen worden als de synchronisatie weer wordt aangezet. Na ontvangst van deze e-mail zijn er twee scenario's mogelijk:

1. De lijst klopt: de betreffende medewerkers moeten inderdaad verwijderd worden. In dat geval reageert de contactpersoon op de mail en geeft aan de Serviceafdeling van Studytube door dat de synchronisatie mag worden gedraaid.
2. De lijst klopt niet: één of meerdere gebruikers op de lijst moeten niet verwijderd worden. In dit geval neemt de contactpersoon de nodige acties om de correcties door te voeren in het HR systeem. Als bepaalde medewerkers namelijk niet verwijderd moeten worden, dient de contactpersoon te achterhalen waarom het HR systeem die medewerkers niet meer aan Studytube doorgeeft. Zodra de correcties zijn uitgevoerd, informeert de contactpersoon de Serviceafdeling van Studytube dat de synchronisatie hervat kan worden.

Wie kan ik het beste kiezen als technische contactpersoon?

Je kunt als LMS beheerder zelf bepalen wie je als technische contactpersoon instelt. We raden echter aan om:

• Een medewerker of afdeling te selecteren die kennis heeft van technische integraties, zodat de persoon in kwestie de meldingen direct kan afhandelen.
• Een algemeen e-mailadres te gebruiken (bijvoorbeeld: technischbeheer@...), zodat meldingen niet worden gemist wanneer een specifieke collega afwezig is.

Hoe kan ik de technische contactpersoon instellen?

Je kunt in het LMS de technische contactpersoon instellen. Je doet dit door naar Instellingen te gaan en vervolgens naar Instellingen Academy, hier klik je op Contactgegevens.