Tip: wil je meer weten over het facturatieproces? Volg dan de korte online training "hoe werkt facturatie?" in de Provider Academy.
We kunnen ons goed voorstellen dat het bericht ‘Factuur afgewezen’ met slechts een korte toelichting niet altijd voldoende is.
In dit artikel leggen we uit wat de mogelijke afwijsredenen betekenen en wat je kunt doen om dit op te lossen.
Het is mogelijk dat je één of meerdere van onderstaande redenen in de e-mail ziet staan.
Staan er meerdere redenen vermeld? Dan betekent dit dat er verschillende punten zijn waarop de factuur is afgewezen. Controleer in dat geval altijd de factuurvoorwaarden van de klant en vergelijk deze met de factuur die je hebt ingediend.
Het bestand is geen factuur
Er is een bestand ingestuurd dat geen factuur is. Dit komt bijvoorbeeld voor wanneer de factuur samen met de bevestiging van de aanvraag wordt meegestuurd. Wij ontvangen deze documenten als losse PDF-bestanden. Als het geen PDF-factuur betreft, wordt het document afgewezen.
Het aanvraag id ontbreekt
Er ontbreekt een aanvraag-id op de factuur of deze is incorrect. Dit nummer is verplicht en nodig om te factuur te kunnen controleren. Zorg dat het aanvraag-ID altijd duidelijk op de factuur vermeld staat.
Gebruik ter ondersteuning artikel: Waar vind ik de gegevens die op de factuur moeten komen te staan?
Het transactienummer ontbreekt
Het transactienummer ontbreekt of is verouderd. Dit is een uniek nummer dat verbonden is aan een transactie. Net als het aanvraag-id is het verplicht om dit nummer te vermelden op de factuur. Het transactienummer kan veranderen als er iets aan de aanvraag wordt gewijzigd. Controleer dus altijd of je het meest recente transactienummer gebruikt. Zonder dit nummer kunnen wij de factuur niet verwerken.
Gebruik ter ondersteuning artikel: Waar kan ik het transactienummer terugvinden?
Het inkoopnummer ontbreekt
Sommige klanten verplichten het vermelden van een inkoopnummer (PO-nummer) op de factuur.
Dit staat beschreven in de factuurvoorwaarden van de klant.
Let op: dit is een ander nummer dan het aanvraag-ID of transactienummer.
Dit nummer is terug te vinden in de aanvraag onder het kopje: factuurvoorwaarde en in de factuurvoorwaarde.
Gebruik hiervoor artikel: Waar vind ik de gegevens die op de factuur moeten komen te staan?
Het factuurbedrag is onjuist
Het bedrag op de factuur komt niet overeen met het bedrag in de aanvraag.
Wij kunnen alleen facturen goedkeuren waarvan de prijs exact overeenkomt met de aanvraag.
Klopt het bedrag in de aanvraag niet? Dan moet de aanvrager een nieuwe aanvraag indienen.
De prijs die geldt, is de prijs van de training op het moment dat de aanvraag is gedaan.
De adresgegevens zijn onjuist
Het opgegeven factuuradres is niet correct of onvolledig.
De factuur moet altijd gericht zijn aan de klant, niet aan de deelnemer.
Controleer in de factuurvoorwaarde wat het juiste adres is en vermeld dit volledig, inclusief tenaamstelling.
Gebruik ter ondersteuning artikel: Waar vind ik de gegevens die op de factuur moeten komen te staan?
De aanvraag is niet bevestigd
De aanvraag die je factureerd, is nog niet bevestigd in Studytube.
Wij kunnen alleen facturen goedkeuren voor volledig bevestige aanvragen.
De aanvraag moet zowel door de aanvrager als door de opleider zijn goedgekeurd
Pas daarna kun je de factuur opnieuw indienen.
De aanvraag is geannuleerd
De aanvraag die je factureert is geannuleerd of er is een annulering aangevraagd.
Factureren voor geannuleerde of afgewezen aanvragen kunnen wij niet verwerken.
De aanvraag is al gefactureerd
De aanvraag op de factuur is al eerder gefactureerd.
Per aanvraag kan slechts één factuur worden ingediend.
Zijn er extra kosten bijgekomen? Dien dan een nieuwe aanvraag in en verstuur hiervoor een aparte factuur.
Facturatieservice niet mogelijk
Je factureerd een klant die geen gebruikmaakt van de facturatieservice van Stusytube.
In dit geval kun je de factuur rechtstreeks aan de klant sturen; wij nemen de factuur dan niet in behandeling.
Wat moet je nu doen?
Heb je een van de bovenstaande afwijzingen ontvangen? Pas de factuur aan en voeg de ontbrekende informatie toevoegen of corrigeer de foutieve informatie. En stuur deze opnieuw naar factuur@facturatieservice.studytube.nl.
Heb je vragen of is iets niet duidelijk? Neem dan gerust contact op via invoicing@studytube.nl.
Hoe kun je voorkomen dat je factuur wordt afgewezen?
- Controleer de gegevens zorgvuldig: Zorg dat alle verplichten gegevens correct vermeld zijn. Open de aanvraag en controleer de factuurvoorwaarden ter ondersteuning.
- Gebruik de juiste BTW-percentages: Zorg ervoor dat je het juiste btw-percentage gebruikt op de factuur, zoals dat ook in de aanvraag wordt vermeld.
- Volg de aanvraag: Zorg ervoor dat de factuur overeenkomt met de aanvraag.
- Communiceer duidelijk: Neem bij twijfel contact met ons op om misverstanden te voorkomen.
Wat kun je doen bij terugkerende afwijzingen?
- Controleer de afwijzingen: Kijk of er regelmaat zit in de redenen van afwijzing of dat hier iets ander bij opvalt.
- Pas je processen aan: Zorg dat je duidelijke processen hebt voor facturatie om fouten te minimaliseren.
- Gebruik facturatiesoftware: Overweeg het gebruik van facturatiesoftware die je helpt fouten te voorkomen en facturen efficiënt te beheren.
Gebruik je een UBL-bestand? Dan gelden dezelfde voorwaarden.
Let er wel op dat de verplichte gegevens op de juiste plaats in het bestand staan.
Bekijk hiervoor het artikel: Hoe zorg ik ervoor dat mijn UBL-factuur wordt goedgekeurd?
Wil je weten welke gegevens verplicht op een factuur moeten staan?
Raadpleeg dan het artikel: Waar vind ik de gegevens die op de factuur moeten komen te staan?
Lees daarnaast altijd de factuurvoorwaarden van de klant voordat je de factuur indient.