Tip: wil je meer weten over het facturatieproces? Volg dan de korte online training "hoe werkt facturatie?" in de Provider Academy.
Studytube heeft met een aantal klanten afspraken gemaakt om hen te ontzorgen bij het verwerken van facturen voor trainingen die via ons platform worden geboekt. Dit betekent dat Studytube het volledige facturatieproces voor deze klanten overneemt. Hierdoor besparen klanten veel tijd, omdat zij niet langer losse facturen hoeven te controleren en verwerken.
Hoe werkt het proces?
Wanneer een factuur binnenkomt, controleert Studytube deze op basis van de aanvraaggegevens in ons platform. Hierbij kijken we onder andere naar de trainingprijs en het factuuradres. Klopt alles? Dan wordt de factuur goedgekeurd.
Eens per week stelt Studytube een verzameloverzicht op van alle facturen die in die periode zijn verwerkt. Dit overzicht wordt naar de klant gestuurd, die de verzamelfactuur binnen 30 dagen betaalt. Zodra wij de betaling hebben ontvangen, wordt het bedrag, na inhouding van de eventuele boekingsfee, doorgestuurd naar de opleider.
Op hetzelfde moment dat het verzameloverzicht wordt gemaakt, ontvangt de opleider een betaaloverzicht en een factuur voor de inhouding van de boekingsfee (indien van toepassing). Dit betaaloverzicht heeft een nummer dat begint met CBS_PR_XXXXX, waarin je kunt zien welke facturen zijn meegenomen. Hierop staan zowel het originele factuurnummer als het aanvraag-ID vermeld. Als opleider ontvang je een e-mail met een link om deze bestanden te downloaden. Je kunt ze ook terugvinden in het opleidersportaal onder het tabblad Facturatieservice.
Dat ziet er zo uit:
Uitbetalingen
De betaling aan jou als opleider vindt plaats tussen 30 en 45 dagen na de factuurdatum, afhankelijk van wanneer je de factuur indient. Studytube stuurt de factuur pas door naar de klant zodra de startdatum van de training is aangebroken.
Let op: de facturen blijven een transactie tussen de klant en jou als opleider. Studytube voert alleen een controle uit. De betaling verloopt via het Online Payment Platform (OPP), omdat Studytube geen bankvergunning heeft voor dit type financiële transacties. Om via OPP betaald te worden, moet je als opleider de KYC-procedure (Know Your Customer) doorlopen. Dit is een verplichte stap, vergelijkbaar met een procedure bij een bank.
Annuleringen
Wordt een training geannuleerd, dan wordt de factuur gecrediteerd en het bedrag teruggestort. Als de klant de training annuleert, gelden specifieke regels. Lees hier meer over in het artikel: De klant heeft de training geannuleerd, wat nu?
Meer informatie
KYC-procedure: Bekijk de artikelen Waarom moet ik de KYC doorlopen? & Hoe werkt de KYC procedure?
Facturenstatus en betaaloverzichten: Ga naar het artikel Waar kan ik de status van mijn facturen inzien?