Wie kann ich Grund- und Wiederholungsqualifikationen erstellen und mit Rollen verknüpfen?

1. Neue Qualifikationen erstellen

Navigieren Sie im LMS Menü zu 'Qualifikation Management' und klicken Sie dann rechts oben auf die blaue Schaltfläche 'Neue Qualifikation hinzufügen'. Sollte dieser Bereich für Sie noch nicht sichtbar sein, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Customer Success Manager oder unseren Support. 

Sie können nun im Reiter 'Information' mit der Konfiguration der Qualifikation beginnen:

Bereich 'Qualifikation Details'
Der Name der Qualifikation ist ein Pflichtfeld, alle anderen Angaben sind optional. Sie können z.B. einen Qualifikationscode angeben, was für Berichtszwecke nützlich sein kann. Sie können außerdem eine kurze Beschreibung hinterlegen, die den Lernenden in der Vorschau angezeigt wird.
 

Bereich 'Gültigkeitseinstellungen'
Entscheiden Sie nun, ob die erreichte Qualifikation eine befristete oder unbefristete Gültigkeit besitzt. Sofern die Gültigkeit befristet ist, können Sie die Dauer bestimmen. Diese kann in Tagen, Wochen und Monaten angegeben werden. Außerdem ist es möglich, eine Wiederholung einzustellen. 

Befristete Gültigkeit
Bei bestimmten Schulungen ist es üblich, dass bestimmte Grundvoraussetzungen erfüllt sein müssen (z. B. Grundschulung + Genehmigung durch einen Manager). Um sich dann nach einem Jahr erneut zu qualifizieren, müssen weitere Anforderungen erfüllt werden (z. B. einen Auffrischungskurs und ein Zertifikat). 

Sie können die Grund- und Wiederholungsanforderungen ganz einfach in den Gültigkeitseinstellungen festlegen. Sie können auch eine separate Gültigkeit angeben.

Risiko
In diesem Bereich können Sie angeben, wann das Auslaufen der Qualifikation ein Risiko darstellt. Zu diesem Zeitpunkt werden Erinnerungen an die Mitarbeitenden und die Manager gesendet. Unter 'Erinnerungen' können Sie weitere Zeitpunkte hierfür hinzufügen.

Sie können diese Einstellungen sowohl für die Grundanforderungen, als auch für die Wiederholungsanforderungen separat einstellen.

Bereich 'Grundanforderungen' / 'Wiederholungsanforderungen'

Hier legen Sie fest, welche Schulungen, Maßnahmen oder Dokumente erforderlich sind, um die Qualifikation von Mitarbeitenden nachzuweisen. Sie können einstellen, dass mehrere Anforderungen für die Qualifikation erfüllt sein müssen (z.B. der Abschluss eine Lernpfades UND die manuelle Genehmigung durch den Manager). 

Sie können außerdem verschiedenen Anforderungsoptionen festlegen. In so einem Fall können Mitarbeitende die Qualifikation erreichen, indem Sie entweder die Anforderungen der Option A ODER die Anforderungen der Option B erfüllen.

Die gleichen Einstellungen können Sie auch für die Wiederholungsanforderungen vornehmen.

Anforderung 'Manuelle Genehmigung'
Wenn Sie 'Manuelle Genehmigung' als Anforderung wählen, legen Sie fest, wer die Qualifikation genehmigen darf: die Teammanager, Manager mit der Berechtigung 'Alle Benutzer' oder bestimmte Manager. Es kann auch festgelegt werden, dass Mitarbeitende selbst die Genehmigung erteilen können oder dass ein oder mehrere andere Mitarbeitende dies tun können. Nachstehend finden Sie die verschiedenen Optionen:

Anforderung 'Der Benutzer schließt einen Lerninhalt ab'

Wenn Sie festlegen möchten, dassMitarbeitende eine Lerneinheit absolvieren müssen, um sich zu qualifizieren, wählen Sie die Option 'Der Benutzer schließt einen Lerninhalt ab'. Alle Lernstile sind möglich.

Anforderung 'Ein Zertifikat ist hochgeladen'

Das Hinzufügen eines Zertifikats kann ebenfalls zu einer Anforderung gemacht werden. Legen Sie fest, wer das benötigte Zertifikat hochladen darf: Teammanager der Mitarbeitenden, Manager mit der Berechtigung 'Alle Benutzer', Mitarbeitende selbst oder wählen Sie bestimmte Manager.

2. Rollen erstellen und mit Qualifikationen verknüpfen

Nun, da die Qualifikation angelegt ist, können Sie sie mit 'Rollen' verknüpfen. Navigieren Sie dazu im LMS Menü zu 'Qualifikation Management' und dann zum Reiter 'Rollen'. 

Neue Rolle erstellen
Mit der blauen Schaltfläche 'Neue Rolle hinzufügen' können Sie eine neue Rolle erstellen.

Der Name der neuen Rolle ist ein Pflichtfeld, alle anderen Angaben sind optional. Sie können z.B. für Berichtszwecke einen Rollencode angeben oder eine kurze Beschreibung hinterlegen, die den Lernenden in der Vorschau angezeigt wird. 

Qualifikationen mit einer Rolle verknüpfen
Im Bereich 'Qualifikationen' können Sie der neuen Rolle nun die erforderlichen Qualifikationen zuordnen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche 'Eine Qualifikation hinzufügen'


Suchen Sie aus allen bereits erstellten Qualifikationen diejenigen aus, die Sie mit der Rolle verknüpfen wollen und entscheiden Sie, ob die gewählten Qualifikation zwingend erforderlich sind.

3. Zuweisung von Qualifikationen / Rollen 

Der letzte Schritt in diesem Prozess ist die Zuordnung der Qualifikation oder Rolle zu den Mitarbeitenden, was wie folgt umgesetzt werden kann:

Option A - Manuelles Zuweisen

In der Benutzerübersicht des LMS können Sie mit Hilfe der Filterfunktionen einzelne Mitarbeitende oder Teams heraussuchen und diesen eine Qualifikationen oder Rolle zuweisen. In diesem FAQ Artikel erfahren Sie, wie Sie das tun können.

Option B - Automatisches Zuweisen
Es ist auch möglich, Qualifikationen über einen automatischen Auslöser zuzuweisen. In diesem FAQ Artikel erfahren Sie, wie Sie das tun können. 

Mitarbeitende sehen die zugewiesenen Qualifikationen und Rollen in ihrem persönlichen Dashboard (Standardbezeichnung: 'Meine Lerneinheit') im Reiter 'Qualifikationen':

LMS Manager oder Teammanager sehen die Qualifikationen und Rollen der Mitarbeitenden sowie den jeweiligen Status in den Benutzerinformationen im Reiter 'Qualifikationen':