Hoe zorg ik ervoor dat mijn UBL-factuur wordt goedgekeurd?

Gewijzigd op Do, 3 Apr om 3:38 PM

INHOUDSOPGAVE

Wat is een UBL-factuur?
Hoe wordt een UBL-bestand aangemaakt?
Hoe zorg ik ervoor dat ik mijn UBL-bestand correct aanlever?
Wat heb je nodig om het UBL-bestand correct te maken?
Welke gegevens zijn verplicht in het UBL-bestand?

Wat is een UBL-factuur?

Een UBL-factuur is een gestructureerd digitaal factuurbestand (in XML-formaat) dat automatisch gelezen en verwerkt kan worden door boekhoudsystemen. Om jouw facturen snel en zonder handmatige tussenkomst te kunnen verwerken, is het belangrijk dat het UBL-bestand correct is opgebouwd. In dit artikel leggen we uit waar je op moet letten, hoe je fouten voorkomt en wat je nodig hebt om dit process soepel te laten verlopen.

Benieuwd naar de voordelen van UBL-facturen? We zetten ze hieronder voor je op een rij.

Snellere verwerking en betaling: Automatische verwerking leidt tot een kortere doorlooptijd van factuur tot betaling.
Minder kans op fouten: Handmatige invoer wordt geëlimineerd, waardoor de kans op menselijke fouten afneemt.
Efficiëntie: Automatisering bespaart tijd, waardoor je je kunt richten op andere belangrijke taken.

Hoe wordt een UBL-bestand aangemaakt?

Dat hangt af van het systeem dat je gebruikt.

Gebruik je een boekhoudpakket zoals Exact, Twinfield, Moneybird of SnelStart? Dan kun je meestal direct een UBL-bestand genereren bij het aanmaken van een factuur. Controleer of je in dat geval ook het veld voor orderreferentie kunt invullen of configureren.
Stel je zelf een factuur op in Word of Excel en maak je daar een PDF van? Dan kun je die converteren naar een UBL-bestand met behulp van online tools of aanvullende software. Let er wel op dat deze tools lang niet altijd alle vereiste velden meenemen. In dat geval raden we aan om onze XML-template te gebruiken.
Werk je met een eigen systeem of handmatig gegenereerde XML-bestanden? Dan kunnen wij je een template aanleveren waarin de vereiste velden al zijn opgenomen. Dit bestand kun je zelf invullen en vervolgens als UBL-bestand meesturen met je factuur.

Hoe zorg ik ervoor dat ik mijn UBL-bestand correct aanlever?

Wanneer je een factuur aanlevert met zowel een PDF als een UBL-bestand, controleert ons systeem uitsluitend het UBL-bestand. Het doel hiervan is om de verwerking volledig automatisch te laten verlopen. Een factuur wordt afgekeurd als essentiële informatie ontbreekt of op de verkeerde plaats in het UBL-bestand staat. In de meeste gevallen gaat het om het aanvraag-ID (bijvoorbeeld een trainingsaanvraagnummer), maar ook velden zoals het factuurnummer, factuurdatum of adresgegevens kunnen fout staan.

Wat heb je nodig om het UBL-bestand correct te maken?

Inzicht in hoe jouw facturatieprogramma UBL-bestanden aanmaakt
Mogelijkheid om handmatig of via instellingen gegevens zoals aanvraag-ID toe te voegen
Optioneel: onze template als je handmatig werkt of zelf bestanden opstelt
Eventueel een UBL-validator om je bestand te controleren voordat je het indient

Welke gegevens zijn verplicht in het UBL-bestand?

Onderstaande gegevens zijn minimaal nodig om je factuur correct te verwerken. Controleer of jouw systeem deze gegevens op de juiste wijze in het UBL-bestand opneemt.

Invoice information	UBL Tag
Total amount including VAT	`cbc:TaxInclusiveAmount` inside `/cac:LegalMonetaryTotal`
Total amount excluding VAT	`cbc:TaxExclusiveAmount` inside `/cac:LegalMonetaryTotal`
Total tax amount	`cbc:TaxAmount` inside `/cac:TaxTotal`
Invoice number	`/cbc:ID`
Invoice date	`/cbc:IssueDate`
PDF document	Either attached separately in an email or inside: `/cac:AdditionalDocumentReference/cac:Attachment/cbc:Embedded` `DocumentBinaryObject[@mimeCode='application/pdf']`
Order reference (Training request / transaction ID)	In one of: – `/cac:OrderReference/cbc:ID` – `/cac:OrderReference/cbc:SalesOrderID` – `/cac:OrderReference` – `/cac:PaymentTerms/cbc:Note`
Invoice receiver information	Inside `/cac:AccountingCustomerParty/cac:Party`
Company name	– `/cac:PartyName/cbc:Name`
Street	`/cac:PostalAddress/cbc:StreetName`
City	`/cac:PostalAddress/cbc:CityName`
Postal code	`/cac:PostalAddress/cbc:PostalZone`
Country	`/cac:PostalAddress/cac:Country/cbc:Name` or `/cac:PostalAddress/cac:Country/cbc:IdentificationCode`

Voor de orderreferentie (aanvraag-ID) geldt dat deze in één van de volgende tags mag worden opgenomen:

/cac:OrderReference/cbc:ID
/cac:OrderReference/cbc:SalesOrderID
/cac:OrderReference
/cac:PaymentTerms/cbc:Note

Let op: het aanvraag-ID moet exact overeenkomen met het door ons verstrekte nummer.

Lukt het met deze informatie niet om je factuur opnieuw in te dienen?

Neem dan contact met ons op door een mail te sturen naar invoicing@studytube.nl. Geef aan welk programma je gebruikt en wat er precies niet lukt. We denken en kijken graag met je mee naar een oplossing.