Wenn Sie das DTA-Modul verwenden, können Sie Mitarbeitenden auch externe Schulungen anbieten. Diese Schulungen werden nicht direkt über die Plattform absolviert, aber sie können im LMS beantragt, bewertet und verwaltet werden. In diesem Artikel erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie der Antragsprozess für externe Angebote funktioniert.
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Antrag für ein externes Angebot gestartet werden kann:
Der*die Mitarbeitende stellt selbst einen Antrag aus der Bibliothek.
Eine Führungskraft weist einem*einer Mitarbeitenden ein externes Angebot zu.
Beide Wege haben ihre eigenen Schritte und Abläufe. Nachfolgend erläutern wir beide Situationen ausführlich – einschließlich dessen, was bei Genehmigung, Ablehnung und Stornierung geschieht.
1. Mitarbeitende stellen selbst einen Antrag aus der Bibliothek
Wenn eine Mitarbeitender eine externe Schulung beantragt:
Erhalten seineihre Teammanagerinnen eine Benachrichtigung (in der Regel per E-Mail).
Die Führungskraft meldet sich im LMS an und öffnet die Übersicht der Anträge (Verwaltung > Anträge > Externes Angebot).
Der Antrag ist sichtbar, einschließlich Details wie Schulung, Anbieter, Kosten und einer eventuellen Begründung. Der Status lautet anfangs „Genehmigung nicht gestartet“.
Die Teamleitung wählt das passende Budget aus (sofern entsprechende Rechte vorhanden sind) oder prüft, ob das persönliche Budget des*der Mitarbeitenden genutzt werden kann.
Optional kann die Teamleitung eine Weiterbildungs- bzw. Kostenregelung hinzufügen.
Versandoptionen für den Antrag
Unten im Antrag kann die Teamleitung diesen versenden. Es gibt drei Szenarien:
Die Teamleitung hat Genehmigungsrechte für das ausgewählte Budget
→ Der Antrag wird zur Budgetgenehmigung weitergeleitet; die Führungskraft kann anschließend direkt im selben Bildschirm den Antrag an den Anbieter senden.
→ Status: Bewertung durch den Anbieter
Das persönliche Budget des*der Mitarbeitenden wird verwendet
→ Der Antrag wird direkt an den Anbieter gesendet.
→ Status: Bewertung durch den Anbieter
Die Teamleitung hat keine Genehmigungsrechte für das ausgewählte Budget
→ Der Antrag wird an die für das Budget zuständigen Genehmigenden weitergeleitet.
→ Optional kann eine Rückmeldung hinzugefügt werden.
→ Status: Ausstehende Budgetgenehmigung
Budgetgenehmigende Person genehmigt oder lehnt den Antrag ab
Ablehnung
→ Ein Grund muss angegeben werden.
→ Der*die Antragstellende wird benachrichtigt.
Genehmigung
→ Der Antrag wird an den Anbieter weitergeleitet.
→ Status: Bewertung durch den Anbieter
Bewertung durch den Anbieter
Hier gibt es zwei Szenarien:
1. Der*die Mitarbeitende hat eine Sitzung ausgewählt (bei geplanten Schulungen) oder eine flexible Schulung gewählt
Der Anbieter genehmigt oder lehnt ab.
Nach Genehmigung: Status: Bestätigt
Nach Ablehnung: Status: Abgelehnt
2. Der*die Mitarbeitende hat bei einer geplanten Schulung kein Datum ausgewählt
Der Anbieter schlägt ein Datum vor.
Der*die Antragstellende und/oder die Führungskraft erhalten eine Benachrichtigung.
Status: Datum vorgeschlagen
Sobald das Datum akzeptiert wurde, ändert sich der Status zu Bestätigt.
2. Externes Angebot einem*einer Mitarbeitenden zuweisen
Sie weisen ein externes Angebot zu über:
Mitarbeitende > Alle Mitarbeitenden > „Zuweisen“ beim*bei der Mitarbeitenden > Externes Angebot
Wählen Sie das gewünschte Angebot aus.
Es erscheint ein Pop-up mit der Option, den Genehmigungsprozess direkt zu starten.
Sie können den Prozess auch später starten. Der Antrag ist dann unter Verwaltung > Anträge > Externes Angebot zu finden.
Die weiteren Schritte entsprechen dem oben beschriebenen Ablauf.
Stornierung eines externen Antrags
Sie können einen externen Antrag stornieren, solange die Sitzung noch nicht begonnen hat:
Dies erfolgt über die Schaltfläche „Stornieren“ unten im Antrag.
Wurde der Antrag bereits vom Anbieter bestätigt? Dann kann der Anbieter je nach seinen Bedingungen Stornierungskosten berechnen.
Wer kann stornieren?
Der*die Mitarbeitende
Kann stornieren, solange der Antrag noch nicht bestätigt wurde (es sei denn, dies wurde anders eingestellt unter:
Anträge > Drei Punkte oben rechts > Einstellungen für externe Angebotsanträge > Stornierung durch Mitarbeitende zulassen).Nach der Bestätigung kann der*die Mitarbeitende nur eine Stornierung beantragen. Die Führungskraft erhält eine Nachricht und bearbeitet dies im LMS.
Der Anbieter
Kann den Antrag ebenfalls über das Anbieterportal stornieren. In diesem Fall werden keine Stornierungskosten berechnet.
Nach der Stornierung erhält der Antrag den Status Storniert.