Meldingen voor aanvragen extern aanbod

In dit artikel lees je:

• Welke e-mails automatisch worden verstuurd bij externe leeraanvragen

• Welke templates verplicht zijn en welke je zelf kunt beheren

• Waar je deze templates vindt in het LMS

Wat doen e-mailtemplates voor aanvragen?

Wanneer een medewerker of manager een aanvraag doet voor een extern aanbod, zorgt het LMS voor automatische e-mails. Zo blijven alle betrokkenen, van medewerker tot manager en opleider, goed geïnformeerd over de status en wijzigingen van de aanvraag.

Overzicht van e-mailtemplates

Hieronder zie je alle beschikbare e-mailtemplates binnen de categorie "Aanvragen", inclusief of ze verplicht zijn:

Verplichte e-mailtemplates (kun je niet uitschakelen):

• Medewerker: extern aanbod aangevraagd door medewerker
  Bevestiging aan medewerker bij het indienen van een aanvraag.

• Annuleringsaanvraag van een medewerker voor een bevestigde aanvraag van een extern aanbod (manager)
  Melding aan de manager bij een annuleringsverzoek van de medewerker.

• Medewerker: Sessie voor extern aanbod gewijzigd
  Melding aan de medewerker als de sessiedatum of locatie verandert.

Niet-verplichte e-mailtemplates (wel actief, maar niet verplicht):

• Extern aanbod aanvraag verzonden naar opleider (medewerker)

• Extern aanbod aanvraag door manager (medewerker)

• Extern aanbod aanvraag bevestiging (medewerker)

• Extern aanbod aanvraag goedgekeurd (manager)

• Extern aanbod aanvraag verzonden naar opleider (manager)

• Extern aanbod aanvraag afgewezen (manager)

• Medewerker heeft gegevens bijgewerkt voor manager

• Extern aanbod aanvraag datum suggestie (medewerker)

• Extern aanbod aanvraag datum suggestie (manager)

• Accordering gestart (medewerker)

• Annulering aanvraag bevestigd door opleider (medewerker)

• Extern aanbod aanvraag afgewezen (medewerker)

• Manager: Datumvoorstel extern aanbod geaccepteerd

• Extern aanbod aanvraag datum bijgewerkt (medewerker)

• Manager: Aanvraag extern aanbod goedgekeurd

• Medewerker: Beoordelingsverzoek - extern aanbod

• Extern aanbod aanvraag geannuleerd (medewerker)

• Extern aanbod aanvraag geannuleerd (manager)

• Annulering aanvraag bevestigd door opleider (manager)

• Accordering gestart (manager)

• Manager: Beoordeling budget vereist

• Manager: extern aanbod aangevraagd door medewerker

• Medewerker: Bevestig aanwezigheid voor extern aanbod

• Certificaat behaald voor een extern aanbod

Waar beheer je deze templates?

Je vindt ze in het LMS onder:

1. Beheer > Beheerdersinstellingen

2. Klik op E-mail templates

3. Filter op de categorie Aanvragen

Wat kun je aanpassen?

Voor alle niet-verplichte templates kun je:

• De onderwerpregel en inhoud aanpassen

• Variabelen gebruiken zoals naam, opleider, datum en locatie

• De e-mail tijdelijk uitschakelen indien gewenst

Let op: verplichte templates zijn altijd actief en niet uit te zetten, maar je kunt wel de inhoud aanpassen zodat deze aansluit bij jullie interne communicatie.