Als je de DOI module gebruikt, kun je ook externe trainingen aanbieden aan medewerkers. Deze trainingen worden niet direct via het platform gevolgd, maar wel via het LMS aangevraagd, beoordeeld en beheerd. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe het aanvraagproces van extern aanbod werkt.
Er zijn twee manieren waarop een aanvraag voor extern aanbod kan starten:
De medewerker doet zelf een aanvraag vanuit de bibliotheek
Een manager wijst extern aanbod toe aan een medewerker
Beide routes hebben hun eigen stappen en afhandelingsproces. Hieronder lichten we beide situaties uitgebreid toe, inclusief wat er gebeurt bij goedkeuring, afwijzing en annulering.
1. Medewerker doet zelf een aanvraag vanuit de bibliotheek
Wanneer een medewerker een externe training aanvraagt:
Ontvangen zijn of haar teammanagers een melding (vaak per e-mail).
De manager logt in op het LMS en gaat naar het overzicht van aanvragen (beheer > aanvragen > Extern aanbod).
De aanvraag is zichtbaar, inclusief details zoals training, aanbieder, kosten en eventuele motivatie. De status van de aanvraag is dan 'Accordering niet gestart'.
De teammanager selecteert het juiste budget (als hij of zij daar rechten toe heeft), of controleert of het persoonlijk budget van de medewerker gebruikt kan worden.
Eventueel voegt de teammanager een studiekostenregeling toe.
Verzendopties voor de aanvraag
Onderaan de aanvraag kan de teammanager deze verzenden. Er zijn dan drie scenario’s:
De teammanager heeft accorderingsrechten voor het gekozen budget
→ De aanvraag wordt doorgestuurd voor budgetaccordering, de manager kan daarna gelijk in hetzelfde scherm de aanvraag verzenden naar de opleider.
→ Status: Beoordeling opleiderHet persoonlijk budget van de medewerker wordt gebruikt
→ De aanvraag gaat direct naar de opleider.
→ Status: Beoordeling opleiderDe teammanager heeft geen accorderingsrechten voor het gekozen budget
→ De aanvraag wordt doorgestuurd naar de accorderingsmanagers van het budget.
→ Eventueel kan een reactie worden toegevoegd.
→ Status: In afwachting van budgetaccordering
Accorderingsmanager keurt de aanvraag goed of af
Afwijzen
→ Vul een reden in.
→ De aanvrager ontvangt bericht.Goedkeuren
→ De aanvraag wordt doorgestuurd naar de opleider.
→ Status: Beoordeling opleider
Beoordeling door de opleider
Ook hier zijn er twee scenario’s:
De medewerker selecteerde een sessie (bij geplande training) of een flexibele training
Opleider keurt goed of wijst af.
Na goedkeuring: status Bevestigd
Na afwijzing: status Afgewezen
De medewerker heeft geen datum gekozen bij een geplande training
De opleider stelt een datum voor.
De aanvrager en/of de manager ontvangen hierover een melding.
Status wordt Data voorgesteld
Zodra de datum is geaccepteerd, verandert de status naar Bevestigd
2. Extern aanbod toewijzen aan een medewerker
Je wijst extern aanbod toe via:
Medewerkers > Alle medewerkers > klik op ‘Toewijzen’ bij de medewerker > Extern aanbod
Selecteer het gewenste aanbod.
Er verschijnt een pop-up met de optie om direct de accorderingsroute te starten.
Je kunt er ook voor kiezen dit later te doen. De aanvraag vind je dan terug onder Beheer > Aanvragen > Extern aanbod.
De verdere vervolgstappen zijn hetzelfde als hierboven beschreven.
Annuleren van een externe aanvraag
Je kunt een externe aanvraag annuleren zolang de sessie nog niet gestart is:
Dit doe je onderaan de aanvraag met de knop Annuleren
Is de aanvraag al bevestigd door de opleider? Dan kan de opleider annuleringskosten in rekening brengen, afhankelijk van hun voorwaarden.
Wie kan annuleren?
De medewerker Kan annuleren zolang de aanvraag nog niet is bevestigd (tenzij anders ingesteld via:
Aanvragen > Drie puntjes rechtsboven > Extern aanbod aanvraaginstellingen > Sta annulering van aanvragen toe)
Na bevestiging kan de medewerker alleen annulering aanvragen. De manager krijgt dan bericht en verwerkt dit in het LMS.
De opleider kan de aanvraag ook annuleren vanuit het opleidersportaal. In dat geval zullen er geen annuleringskosten gerekend worden.
Na annulering krijgt de aanvraag de status Geannuleerd.