In dit artikel lees je:
Welke e-mails automatisch worden verstuurd bij externe leeraanvragen
Welke templates verplicht zijn en welke je zelf kunt beheren
Waar je deze templates vindt in het LMS
Wat doen e-mailtemplates voor aanvragen?
Wanneer een medewerker of manager een aanvraag doet voor een extern aanbod, zorgt het LMS voor automatische e-mails. Zo blijven alle betrokkenen, van medewerker tot manager en opleider, goed geïnformeerd over de status en wijzigingen van de aanvraag.
Overzicht van e-mailtemplates
Hieronder zie je alle beschikbare e-mailtemplates binnen de categorie "Aanvragen", inclusief of ze verplicht zijn:
Verplichte e-mailtemplates (kun je niet uitschakelen):
Medewerker: extern aanbod aangevraagd door medewerker
Bevestiging aan medewerker bij het indienen van een aanvraag.Annuleringsaanvraag van een medewerker voor een bevestigde aanvraag van een extern aanbod (manager)
Melding aan de manager bij een annuleringsverzoek van de medewerker.Medewerker: Sessie voor extern aanbod gewijzigd
Melding aan de medewerker als de sessiedatum of locatie verandert.
Niet-verplichte e-mailtemplates (wel actief, maar niet verplicht):
Extern aanbod aanvraag verzonden naar opleider (medewerker)
Extern aanbod aanvraag door manager (medewerker)
Extern aanbod aanvraag bevestiging (medewerker)
Extern aanbod aanvraag goedgekeurd (manager)
Extern aanbod aanvraag verzonden naar opleider (manager)
Extern aanbod aanvraag afgewezen (manager)
Medewerker heeft gegevens bijgewerkt voor manager
Extern aanbod aanvraag datum suggestie (medewerker)
Extern aanbod aanvraag datum suggestie (manager)
Accordering gestart (medewerker)
Annulering aanvraag bevestigd door opleider (medewerker)
Extern aanbod aanvraag afgewezen (medewerker)
Manager: Datumvoorstel extern aanbod geaccepteerd
Extern aanbod aanvraag datum bijgewerkt (medewerker)
Manager: Aanvraag extern aanbod goedgekeurd
Medewerker: Beoordelingsverzoek - extern aanbod
Extern aanbod aanvraag geannuleerd (medewerker)
Extern aanbod aanvraag geannuleerd (manager)
Annulering aanvraag bevestigd door opleider (manager)
Accordering gestart (manager)
Manager: Beoordeling budget vereist
Manager: extern aanbod aangevraagd door medewerker
Medewerker: Bevestig aanwezigheid voor extern aanbod
Certificaat behaald voor een extern aanbod
Waar beheer je deze templates?
Je vindt ze in het LMS onder:
Beheer > Beheerdersinstellingen
Klik op E-mail templates
Filter op de categorie Aanvragen
Wat kun je aanpassen?
Voor alle niet-verplichte templates kun je:
De onderwerpregel en inhoud aanpassen
Variabelen gebruiken zoals naam, opleider, datum en locatie
De e-mail tijdelijk uitschakelen indien gewenst
Let op: verplichte templates zijn altijd actief en niet uit te zetten, maar je kunt wel de inhoud aanpassen zodat deze aansluit bij jullie interne communicatie.