Kwalificaties - wie ontvangt de e-mail bij een toegangsaanvraag voor een leeritem?

Wanneer een leeritem verplicht is voor een kwalificatie, maar niet zichtbaar is voor de medewerker, kan de medewerker een toegangsaanvraag indienen.

In dit artikel leggen we uit hoe het systeem bepaalt wie de e-mail ontvangt bij:

• Meldingen over leeractiviteit zichtbaarheid (medewerker heeft geen toegang tot een leeritem binnen de kwalificatie)

• Meldingen over ‘gebroken’ leer-items (bijvoorbeeld ontbrekende goedkeurders of verwijderde leeritems)
  
  

Contactpersonen instellen op een kwalificatie

Je kunt op een kwalificatie één of meerdere contactpersonen instellen.

Per contactpersoon bepaal je of deze e-mails wil ontvangen voor:

• Algemene meldingen

  • Meldingen wanneer medewerkers bepaalde vereisten niet kunnen voltooien vanwege goedkeur instellingen(accordeerder ontbreekt) of verwijderde leeractiviteiten

• Meldingen over leeractiviteit zichtbaarheid

  • meldingen wanneer medewerkers toegang nodig hebben tot leeractiviteiten voor kwalificatie vereisten

Zo kun je per type melding de juiste verantwoordelijke aanwijzen.

Je vindt deze instelling onderaan in de algemene instellingen van de kwalificatie zelf:

Hoe bepaalt het systeem de ontvanger van de e-mail?

Het systeem volgt onderstaande volgorde.

1. Zijn er contactpersonen ingesteld?

Ja → Controle per notificatietype

Het systeem kijkt per notificatietype wie hiervoor is aangewezen.

• Is er een contactpersoon ingesteld voor dit type melding?
   → Dan ontvangt deze contactpersoon de e-mail.

• Is er géén contactpersoon ingesteld voor dit type melding?
   → Dan volgt het systeem de standaard fallback-volgorde (zie hieronder).
  
  

Nee → Standaard fallback-volgorde

Als er geen contactpersonen zijn ingesteld op de kwalificatie, dan geldt de volgende volgorde:

1. De kwalificatie-toewijzer 
    De gebruiker die de kwalificatie heeft toegewezen ontvangt de e-mail (huidige werking).
   
   

2. Co-auteurs met update-rechten 
    Bestaat er geen toewijzer?
    Dan wordt de e-mail verstuurd naar alle co-authors die de kwalificatie mogen updaten.
   
   

3. Eerste manager met ‘all users’-rechten
    Bestaan bovenstaande opties niet?
    Dan wordt de e-mail verstuurd naar de eerste manager met het recht ‘alle medewerkers’.
   
   

Gedeeltelijk ingestelde contactpersonen

Zijn er wél contactpersonen ingesteld, maar niet voor beide notificatietypes?

Dan geldt:

• Voor het ingestelde notificatietype → de gekozen contactpersoon ontvangt de e-mail.

• Voor het niet-ingestelde notificatietype → het systeem volgt de standaard fallback-volgorde (zoals hierboven beschreven).
  
  

Voorbeelden

Scenario 1

Kwalificatie met:

• Contactpersoon → John A (alleen voor learning visibility notifications)

• Toewijzer → Bob B

• Co-authors →
  
  

  • Jane C (alleen ‘bekijk deelnemers en resultaten’)

  • Alan D (alleen ‘wijzigen’)
    
    

Situatie 1: Medewerker heeft geen toegang tot een leeritem.
 → De e-mail gaat naar John A.

Situatie 2: Er ontbreken goedkeurders voor een handmatige goedkeuring.
 → De e-mail gaat naar Bob B.

Scenario 2

Kwalificatie met:

• Contactpersoon → John A (alleen voor learning visibility notifications)

• Assigner → (leeg)

• Co-authors →

  • Jane C (alleen ‘bekijk deelnemers en resultaten’)

  • Alan D (alleen ‘update’)
    
    

Situatie 1: Medewerker heeft geen toegang tot een leeritem.
 → De e-mail gaat naar John A.

Situatie 2: Er ontbreken approvers.
 → De e-mail gaat naar Alan D (co-author met update-rechten).

Scenario 3

Kwalificatie met:

• Contactpersoon → John A (alleen voor learning visibility notifications)

• Assigner → (leeg)

• Co-authors → (leeg)
  
  

Situatie 1: Medewerker heeft geen toegang tot een leeritem.
 → De e-mail gaat naar John A.

Situatie 2: Er ontbreken approvers.
 → De e-mail gaat naar de eerste manager met ‘all users’-rechten.

Scenario 4

Kwalificatie met:

• Contactpersoon → John A (voor beide notificatietypes)

• Assigner → Bob B

• Co-authors →

  • Jane C (alleen ‘view participants’)

  • Alan D (alleen ‘update’)
    
    

Bij zowel:

• Geen toegang tot een leeritem

• Ontbrekende approvers
  
  

→ De e-mail gaat naar John A.

Belangrijk om te weten

• De e-mail wordt nooit verstuurd naar de medewerker zelf.

• Je kunt per kwalificatie gericht instellen wie verantwoordelijk is voor welke meldingen.

• Als er geen contactpersonen zijn ingesteld, blijft de bestaande werking actief, met één extra stap: co-authors met update-rechten.
  
  

Heb je vragen over toegangsaanvragen of het instellen van contactpersonen? Neem dan gerust contact op met onze supportafdeling.