Hoe zie ik wat er niet goed is gegaan in de synchronisatie met ons HR systeem?

Gewijzigd op Do, 30 Mei om 12:36 PM

Wanneer je gebruikmaakt van een AFAS koppeling of een CSV koppeling met jullie HR systeem, dan is het mogelijk om in het LMS te zien of de synchronisatie goed is verlopen. In dit artikel leggen we uit hoe je eventuele foutmeldingen in de synchronisatie kunt achterhalen, wat deze betekenen, en hoe je het oplost. De volgende onderwerpen komen aan bod:

De Synchronisatie Logs
Zoeken en filteren
Foutmeldingen uitgelegd
Oplossen van foutmeldingen

De Synchronisatie Logs

Om te zien of de synchronisatie goed is verlopen, ga je naar het tabblad 'Instellingen' en vervolgens 'Synchronisatie Logs'. Soms is de synchronisatie niet geheel goed verlopen en zijn bepaalde medewerkers of managers hierdoor niet gesynchroniseerd. Je zult in de Synchronisatie Logs dan de melding 'Gedeeltelijk voltooid' zien.

Zoeken en filteren

Om te zien wat er precies mis is gegaan kun je op 'Gedeeltelijk voltooid' klikken. Je zult dan doorgestuurd worden naar de 'Integraties Logs'. In dit scherm heb je verschillende opties:

Zoeken naar medewerkers of managers in de zoekbalk.
Filteren op regels met een bepaalde status. Op deze manier kun je bijvoorbeeld alle mislukte regels tevoorschijn halen zodat je eventuele fouten kunt herstellen in jullie HR systeem.

Foutmeldingen uitgelegd

Wanneer je de medewerker/manager hebt gevonden waar je naar op zoek was, kun je op 'Details' klikken om precies te zien wat jullie HR systeem naar Studytube heeft doorgestuurd. Hier kun je dus ook ontbrekende en/of incorrecte informatie van de medewerker of manager inzien. Je herkent dit aan de betreffende foutmelding:

Foutmelding	Betekenis
User moet opgegeven zijn	Het UID van de gebruiker ontbreekt.
Email moet opgegeven zijn	Het e-mailadres van de gebruiker ontbreekt.
Email is al in gebruik	Het opgegeven e-mailadres wordt al gebruikt door een andere gebruiker.
Email is ongeldig	Het e-mailadres format klopt niet (er ontbreekt bijvoorbeeld een @).
First name CAN_NOT_BE_BLANK	Het vereiste veld 'voornaam' is leeg.
Last name CAN_NOT_BE_BLANK	Het vereiste veld 'achternaam' is leeg.
First name is te lang (maximaal 255 tekens)	De voornaam van de gebruiker is te lang. Deze foutmelding kan ook voorkomen bij andere velden zoals achternaam, adres etc.
First name ($#^[]\\%) are not allowed)	De voornaam bevat ongeldige karakters. Deze foutmelding kan ook voorkomen bij andere velden zoals achternaam, adres etc.

Oplossen van foutmeldingen

Als je gebruikmaakt van een HR koppeling met Studytube, dan is jullie HR systeem altijd de bron voor de medewerkersgegevens. Heb je dus een foutmelding ontdekt, bijvoorbeeld dat het e-mailadres van een medewerker leeg is? Dan los je dit op door de data te corrigeren in jullie HR systeem. Mocht je niet weten hoe dit moet, neem dat contact op met je ICT of HR afdeling.

Ben je een foutmelding tegengekomen die niet in het bovenstaande rijtje staat? Stuur dan een mail naar [email protected] met een screenshot van de desbetreffende foutmelding, wij helpen je dan graag verder.