Wat kan ik doen als de CSV koppeling niet goed lijkt te werken?

Het kan voorkomen dat medewerkersgegevens in Studytube niet overeenkomen met de gegevens uit jullie HR-systeem. In dit artikel lees je welke stappen je kunt nemen om te achterhalen wat er mogelijk misgaat in de CSV-koppeling.

We behandelen de volgende scenario’s:

• Gebruiker ontbreekt

• Onjuiste gebruikersgegevens

• Manager ontbreekt in LMS

Gebruiker ontbreekt

Als een medewerker niet zichtbaar is in Studytube, doorloop dan de volgende stappen:

1. Controleer of de medewerker in Studytube staat
   Zoek in het LMS onder 'Medewerkers' op voornaam, achternaam of e-mailadres. Gebruik meerdere zoektermen om zeker te zijn.

2. Bekijk de Synchronisatielogs
   Staat de medewerker niet in het LMS? Ga dan naar de Synchronisatielogs om te zien of de medewerker correct is verwerkt. Meer informatie hierover vind je in het artikel: Wat vind je onder Integratielogs?

3. Controleer het CSV-bestand
   Staat de medewerker niet in de synchronisatielogs? Vraag dan jullie beheerder om te controleren of de medewerker voorkomt in het CSV-bestand dat wordt geüpload. Ontbreekt de medewerker? Voeg deze dan toe aan het bestand. De synchronisatie draait dagelijks om 19:00 uur.
4. Neem contact op met Studytube
   Doorloop je bovenstaande stappen en ontbreekt de medewerker nog steeds? Neem dan contact op met service@studytube.nl. Vermeld hierbij:

   • Welke stappen je al hebt genomen

   • De gegevens van de ontbrekende medewerker(s)

Onjuiste gebruikersgegevens

Merk je dat de gegevens van een medewerker niet kloppen? Volg dan deze stappen:

1. Controleer of de medewerker handmatig is aangemaakt of via integratie
   Zoek de medewerker op in het LMS onder 'Medewerkers'. Onder het tabblad 'Gegevens' zie je het veld UID.

   • Is de UID gevuld? Dan is de medewerker via een integratie toegevoegd.

   • Is het veld leeg? Dan is de medewerker handmatig aangemaakt.

2. Handmatig aangemaakte gebruiker
   Je kunt deze gegevens zelf aanpassen in het LMS (mits je de juiste rechten hebt).

3. Gebruiker via integratie
   Wil je gegevens aanpassen van een medewerker die via integratie is toegevoegd? Dan moet dit gebeuren in het CSV-bestand.

   Let op: Aanpassingen die je handmatig doet in Studytube worden bij een volgende synchronisatie overschreven.

4. Neem contact op met Studytube
   Heb je bovenstaande stappen uitgevoerd, maar zijn de gegevens nog steeds onjuist? Mail naar service@studytube.nl en geef aan:

   • Welke medewerker het betreft

   • Wat je hebt gecontroleerd of aangepast

   • Wat er nog niet klopt

Manager ontbreekt in LMS

Managers moeten ook als medewerker aanwezig zijn in Studytube. Controleer het volgende:

1. Controleer of de manager in Studytube staat
   Zoek in het LMS onder 'Medewerkers'. Alleen medewerkers die in Studytube staan, kunnen als manager worden toegevoegd. Staat de manager niet in het systeem? Volg dan de stappen onder "Gebruiker ontbreekt".

2. Controleer of de manager zichtbaar is onder teams
   Zoek in het LMS onder 'Teams' of de betreffende manager gekoppeld is aan het juiste team.

3. Bekijk de Synchronisatielogs
   Staat de manager niet als teamverantwoordelijke vermeld? Controleer in de synchronisatielogs of de koppeling goed is verwerkt.

4. Controleer het CSV-bestand (managerbestand)
   Staat de manager niet in de synchronisatielogs? Vraag jullie beheerder om het managerbestand te controleren. Zorg ervoor dat:

   • De manager ook in het medewerkersbestand voorkomt

   • De juiste teams zijn gekoppeld
     De synchronisatie draait dagelijks om 19:00 uur.

5. Neem contact op met Studytube
   Is de manager na deze stappen nog steeds niet zichtbaar? Stuur een mail naar service@studytube.nl met:

   • De genomen stappen

   • De gegevens van de ontbrekende manager(s)

Vragen of ondersteuning nodig?

Neem gerust contact op met ons via service@studytube.nl. Vermeld altijd welke stappen je al hebt uitgevoerd, zodat we je snel en gericht kunnen helpen.