Wanneer je veel medewerkers hebt, kan het tijdrovend zijn om alle medewerkersgegevens handmatig bij te houden in Studytube. Denk aan mutaties zoals functiewijzigingen, teamwisselingen of in- en uitdiensttreding.
Om dit administratieve werk te verminderen, is het mogelijk om een koppeling te leggen tussen Studytube en jullie HR-systeem. Wijzigingen in het HR-systeem worden dan automatisch doorgevoerd in Studytube.
Er bestaan verschillende vormen van HR-integraties. In dit artikel lichten we de CSV-koppeling toe – ook wel bekend als een S3- of SFTP-koppeling.
Inhoud van dit artikel
Wat is het doel van een CSV-koppeling?
Hoe werkt de CSV-koppeling?
Kun je ook admins en auteurs inlezen via CSV?
Wat als ik iets wil wijzigen aan mijn koppeling?
Hoe richt ik een CSV-koppeling in?
Wat is het doel van een CSV-koppeling?
De CSV-koppeling is bedoeld om medewerkersgegevens automatisch vanuit jullie HR-systeem in Studytube te laden. Hierdoor worden gebruikersprofielen, teams en managementstructuren automatisch bijgewerkt, zonder handmatige invoer.
Hoe werkt de CSV-koppeling?
De koppeling werkt op basis van CSV-bestanden die volgens een standaard template worden aangeleverd. Deze bestanden worden periodiek op een server geplaatst. In de meeste gevallen wordt dit proces geautomatiseerd via jullie IT-afdeling.
Er zijn doorgaans twee soorten bestanden:
1. Medewerkersbestand
Wordt gebruikt om gebruikersprofielen aan te maken of bij te werken. Hierin staan gegevens zoals:
UID (unieke medewerker-ID)
Voornaam, achternaam, e-mailadres
Functietitel
Team(s) waarin de medewerker actief is
2. Managerbestand
Wordt gebruikt om medewerkers managerrechten toe te kennen. Hierin staan:
UID van de medewerker die manager moet worden
Team(s) waarvan diegene manager is
Let op: elke persoon in het managerbestand moet ook aanwezig zijn in het medewerkersbestand.
De koppeling draait dagelijks. Jullie bepalen zelf hoe vaak er een nieuw CSV-bestand op de server geplaatst wordt (bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks).
Kun je ook admins of auteurs toevoegen via CSV?
Nee. Het managerbestand ondersteunt slechts één type managerrol, meestal die van teammanager. Rollen zoals admin of auteur kunnen niet via CSV worden toegekend en moeten handmatig worden ingesteld via het LMS.
Wat als ik iets wil aanpassen aan mijn CSV-koppeling?
Je kunt de CSV-koppeling uitbreiden of wijzigen. Denk aan:
Het toevoegen van extra velden, zoals adresgegevens
Het opnemen van medewerkers die eerder geen toegang hadden (bijvoorbeeld externen)
In sommige gevallen is een aanpassing in Studytube nodig om deze wijzigingen goed te verwerken. Bij grotere wijzigingen kan het verstandig zijn om eerst te testen in een aparte testomgeving.
Belangrijk:
Neem vooraf altijd contact op via service@studytube.nl. Vermeld duidelijk welke wijziging je wilt doorvoeren. Wij brengen je graag in contact met een Implementatie Consultant voor verdere begeleiding.
Hoe richt ik een CSV-koppeling in?
Wil je de mogelijkheden verkennen om een CSV-koppeling in te richten tussen jullie HR-systeem en Studytube? Neem dan contact op met je Customer Success Manager. Samen bekijken we welke aanpak het beste past bij jullie situatie.
Heb je nog vragen of ben je benieuwd of deze koppeling geschikt is voor jullie organisatie? Laat het ons weten – we denken graag met je mee.