Was beinhaltet diese Einstellung?
Als LMS-Manager legst du normalerweise für eine Qualifikation eine feste Gültigkeitsdauer fest (z. B. 6 Monate, 1 Jahr, 3 Jahre). Aber manchmal ist diese Ablaufzeit nicht für alle gleich. Denk zum Beispiel an einen Führerschein, dessen Gültigkeitsdauer je nach Land unterschiedlich sein kann.
Mit der neuen Einstellung kannst du die Gültigkeit einer Qualifikation direkt an das Ablaufdatum einer hochgeladenen Leistung oder eines Zertifikats koppeln. So erhält jeder Mitarbeiter innerhalb derselben Qualifikation automatisch das Ablaufdatum, das für ihn persönlich gilt, anstatt eine feste Periode für alle.
Diese Option kann pro Qualifikation ein- oder ausgeschaltet werden.
Wie funktioniert das bisher normalerweise und was ändert sich genau?
Bisher wurde das Enddatum einer Qualifikation immer als Startdatum + feste Gültigkeitsdauer berechnet. Dieses Qualifikationsenddatum wurde anschließend auch verwendet, um das Enddatum des verknüpften Zertifikats unter „Leistungen“ zu bestimmen, auch wenn es nicht unbedingt mit dem tatsächlichen Enddatum auf dem Zertifikat selbst übereinstimmte.
Mit der neuen Einstellung kannst du das umkehren: Das Enddatum des Zertifikats oder der Leistung wird maßgeblich für die Gültigkeit der Qualifikation, anstatt umgekehrt.
Kann ich diese Einstellung einfach für eine bestehende, laufende Qualifikation aktivieren?
Technisch gesehen ja, die Einstellung wirkt sofort. Sobald du sie aktivierst, gilt: Hat ein Mitarbeiter ein Zertifikat mit einem neuen Enddatum, erhält die Qualifikation automatisch dieses Ablaufdatum.
Dennoch ist Vorsicht geboten. Da die alte Funktionalität das Zertifikatsenddatum all die Jahre mit dem Qualifikationsenddatum überschrieben hat, kann es sein, dass das angezeigte Enddatum des Zertifikats nicht mit dem tatsächlichen Enddatum übereinstimmt. Schaltest du die Einstellung um, nimmt das System möglicherweise dieses abweichende Datum als Grundlage.
Empfehlung: Prüfe vorher, ob bestehende Zertifikatsenddaten stark von den Qualifikationsenddaten abweichen. Wenn du das nicht tust, bringt die Umstellung in der Praxis nichts: Das Datum bleibt dann einfach gleich dem alten, möglicherweise fehlerhaften Datum.
Was passiert, wenn eine Leistung oder ein Zertifikat gar kein Ablaufdatum hat?
Hat die Leistung eines Mitarbeiters kein Ablaufdatum, bleibt auch die Qualifikation unbegrenzt gültig. Das ist bewusst so gestaltet: Kein Ablaufdatum bei der Leistung bedeutet kein Ablaufdatum bei der Qualifikation.
Was, wenn ein Mitarbeiter die Qualifikation nicht über ein Zertifikat, sondern z. B. durch manuelle Freigabe erhalten hat?
Das ist ein wichtiger Punkt. Wenn ein Mitarbeiter die Qualifikation z. B. über folgende Wege erhalten hat:
- manuelle Freigabe (das gilt für alle Migrationen, die von unserem Implementierungsteam durchgeführt wurden), oder
- ein Lernelement (statt eines Zertifikats),
gibt es kein Zertifikatsenddatum, auf das verwiesen werden kann. Ist die Einstellung „Ablaufdatum des Zertifikats bestimmt die Gültigkeit“ vollständig aktiviert und die Einstellung „Gültigkeit Basisanforderungen“ deaktiviert, bleiben diese Mitarbeiter für immer qualifiziert – es wurde schließlich keine andere Gültigkeit vergeben.
Was ist dann die beste Art, diese Einstellung bei einer bestehenden Qualifikation zu verwenden?
Wir empfehlen die Kombinationseinstellung: die alte und neue Methode parallel laufen zu lassen. Das funktioniert so:
| Situation | Was bestimmt das Enddatum? | Über Einstellung |
| Qualifikation über Zertifikat erworben | Enddatum des Zertifikats | „Ablaufdatum des Zertifikats bestimmt die Gültigkeit“ |
| Qualifikation über manuelle Freigabe oder Lernelement erworben | Die feste Gültigkeitsdauer (wie bisher) | „Gültigkeit Basisanforderungen“
|
So verhinderst du, dass Mitarbeiter ohne Zertifikat dauerhaft qualifiziert bleiben, während bei Zertifikaten das korrekte, aktuelle Enddatum verwendet wird.
Kann ich das Ablaufdatum nach dem Hochladen noch anpassen?
Ja. Es ist möglich, das Ablaufdatum einer Leistung nach dem Hochladen zu ändern. Ändert man dieses, ändert sich automatisch auch das Ablaufdatum der Qualifikation mit – eine separate Aktualisierung ist nicht nötig.
Gilt das auch für externe Schulungen?
Ja. Fügst du eine externe Schulung als Voraussetzung zu einer Qualifikation hinzu, kannst du jetzt einstellen, dass das Datum auf dem Zertifikat des Anbieters maßgeblich für den Abschluss ist, anstatt das Datum, an dem die Teilnahme im LMS auf „abgeschlossen“ gesetzt wurde.
Das gibt ein genaueres Bild davon, wann die Qualifikation wirklich erworben wurde, auch wenn die administrative Verarbeitung durch den Anbieter erst später erfolgt.
Ist es besser, eine neue Qualifikation anzulegen, damit die bestehende unverändert bleibt?
Das ist möglich, wird aber in den meisten Fällen nicht empfohlen. Eine neue Qualifikation anzulegen bedeutet viel zusätzlichen Aufwand, darunter:
- erneutes Einrichten von Triggern
- Verlust bestehender Historie
- zusätzlicher Verwaltungsaufwand auf lange Sicht
Empfehlung: Passe die bestehende Qualifikation mit der Kombinationseinstellung an (siehe oben), anstatt eine neue parallele Qualifikation zu erstellen.
Zusammenfassung: Was muss ich tun, bevor ich diese Einstellung in einer bestehenden Qualifikation aktiviere?
- Prüfe zuerst, ob bestehende Zertifikatsenddaten stark von den Qualifikationsenddaten abweichen.
- Verwende die Kombinationseinstellung, nicht nur die neue Einstellung – so verhinderst du, dass Mitarbeiter ohne Zertifikat für immer qualifiziert bleiben.
- Lege besser keine neue Qualifikation an, um das zu umgehen, sondern passe die bestehende an.