Automatische Trigger – So richten Sie einen automatischen Trigger ein

Mit automatischen Auslösern können Sie Prozesse innerhalb Ihrer Academy intelligent automatisieren. So lassen sich beispielsweise Lerninhalte, Qualifikationen oder Rollen automatisch zuweisen – basierend auf einer bestimmten Aktion oder Änderung. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie einen Auslöser einrichten.

Schritt 1: Zu den Workflows navigieren

Gehen Sie zu Administration > Workflows.

Öffnen Sie den Tab „Automations-Auslöser“.

Klicken Sie oben rechts auf „Erstellen“, um einen neuen Trigger anzulegen.

Vergeben Sie einen Namen für den Trigger. Dieser kann später jederzeit geändert werden.

Schritt 2: Auslöser-Aktion festlegen

Wählen Sie eine Trigger-Aktion und die dazugehörigen Kriterien aus.
Felder, die mit * markiert sind, sind Pflichtfelder.

Sie können aus folgenden Aktionen wählen:

• Wenn eine Anfrage für eine externe Schulung genehmigt wird
  (Kriterium: Lernmaßnahme)

• Wenn die Jobbezeichnung einer mitarbeitenden Person hinzugefügt wird
  (Kriterium: Jobbezeichnung)

• Wenn ein Mitarbeiter LMS-Manager wird

• Wenn eine Mitarbeiter eine Lernmaßnahme abschließt
  (Kriterien: Lerntyp, Lernmaßnahme)

• Wenn sich ein Mitarbeiter für eine Sitzung einer Veranstaltung registriert
  (Kriterium: Lernmaßnahme)

• Wenn zusätzliche Mitarbeitendeninformationen aktualisiert werden
  (z. B. T-Shirt-Größe oder Ernährungspräferenzen)

• Wenn ein Benutzer der Academy beitritt

• Wenn ein Benutzer einem Team beitritt
  (Kriterium: Team)

• Wenn ein Benutzer mit einer Qualifikation eine neue externe Schulung beantragt
  (Kriterien: Qualifikation, Qualifikationszuweisung, Qualifikationsstatus)

Schritt 3: Optionale Mitarbeitenden-Kriterien

Sie können den Auslöser zusätzlich mit optionalen Kriterien verfeinern, z. B.:

• Sprache – Aktionen gelten nur für Mitarbeitende mit bestimmten Spracheinstellungen

• Jobbezeichnung – Aktionen gelten nur für bestimmte Jobbezeichnungen

• Team – Aktionen gelten nur für Mitarbeitende in bestimmten Teams

Schritt 4: Eine oder mehrere Aktionen hinzufügen

Sie können aus folgenden Aktionen wählen:

Lerninhalte zuweisen

Wählen Sie den Lerntyp und die Lernmaßnahme aus. Legen Sie eine Frist fest (z. B. 10 Tage nach Zuweisung) und optional eine Verzögerung (z. B. 5 Tage nach Auslösung des Triggers).

Qualifikation zuweisen

Wählen Sie die gewünschte Qualifikation aus. Legen Sie fest, ob diese verpflichtend oder optional ist. Zusätzlich können Sie definieren, was passiert, wenn die mitarbeitende Person die Kriterien nicht mehr erfüllt (z. B. nach einem Teamwechsel).

Rolle zuweisen

Wählen Sie die zuzuweisende Rolle aus. Auch hier können Sie eine Verzögerung festlegen und definieren, was passiert, wenn die Kriterien nicht mehr erfüllt sind.

Zu einem Team hinzufügen

Wählen Sie das Team aus. Auch hier kann eine Verzögerung eingestellt werden.

E-Mail senden

Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage, Absender und Antwortadresse aus. Optional können weitere Empfänger hinzugefügt werden (z. B. Führungskräfte). Zusätzlich können Sie die E-Mail in der Vorschau anzeigen und eine Verzögerung festlegen.

Persönliches Budget zuweisen

Geben Sie dem Budget einen Namen, wählen Sie aus, ob es begrenzt oder unbegrenzt ist, und legen Sie Start- sowie Ablaufdatum fest. Auch hier kann eine Verzögerung eingestellt werden.