Wanneer je veel medewerkers hebt, dan kan het veel tijd kosten om je medewerkergegevens binnen Studytube bij te houden. Immers, hoe meer medewerkers, hoe meer mutaties er vaak zijn. Denk bijvoorbeeld aan medewerkers die van team wisselen, van functie veranderen, of bijvoorbeeld medewerkers die erbij komen of juist weggaan. 

Om dit soort administratief werk te voorkomen, kun je een koppeling leggen tussen Studytube en jullie HR systeem. Wijzigingen in het HR systeem worden op deze manier automatisch doorgevoerd in Studytube. Een dergelijke HR koppeling kan op verschillende manieren tot stand worden gebracht. In dit artikel leggen we één variant hiervan uit, namelijk de CSV koppeling, ook wel de S3- of SFTP-koppeling genoemd. 

In dit artikel komen de volgende onderwerpen aan bod:

• Wat is het doel van een CSV koppeling met Studytube?
• Hoe werkt de CSV koppeling?
• Is het mogelijk om bijvoorbeeld ook admins en auteurs in te lezen via de CSV koppeling?
• Wat als ik aanpassingen wil doen aan mijn CSV koppeling?
• Klinkt goed! Hoe kan ik zo'n CSV koppeling inrichten? 

Wat is het doel van een CSV koppeling met Studytube?

De CSV koppeling heeft als doel om administratief werk te verminderen, door werknemersgegevens automatisch vanuit jullie HR systeem in Studytube in te lezen via CSV bestanden. Het resultaat is dat werknemersprofielen, teams en managementstructuren automatisch worden bijgewerkt zonder handmatige gegevensinvoer. 

Hoe werkt de CSV koppeling?

De CSV koppeling maakt gebruik van een CSV template, die jullie invullen met essentiële werknemersinformatie zoals voornaam, achternaam en e-mailadres. Deze plaatsen jullie vervolgens periodiek bij ons op de server; meestal is dit een automatisch proces dat jullie ICT afdeling inregelt.

De CSV koppeling bestaat normaliter uit twee bestanden:

1. Medewerkers
   Dit bestand wordt gebruikt om gebruikersprofielen aan te maken. In dit bestand lever je gegevens aan zoals: UID (unieke sleutel van de medewerker), voornaam, achternaam, e-mailadres, functietitel en de team(s) waar de medewerker in zit.
2. Managers
   Dit bestand wordt gebruikt om bepaalde medewerkers de rechten van team manager te geven. In dit bestand lever je aan: UID (unieke sleutel van de medewerker die manager moet worden) en de teams waar de betreffende persoon team manager van is.
   N.B. Het is belangrijk dat elke persoon die wordt aangeleverd in het managersbestand, ook aanwezig is in het medewerkersbestand.

De koppeling draait dagelijks en het systeem leest dan de CSV bestanden in die op onze server staan. Het is aan jullie om te bepalen hoe vaak je nieuwe CSV bestanden bij ons op de server wilt plaatsen, dat kan bijvoorbeeld dagelijks maar ook wekelijks.

Is het mogelijk om bijvoorbeeld ook admins en auteurs in te lezen via de CSV koppeling?

Het managerbestand mag slechts één type manager bevatten, meestal is dit de team manager. Managers met andere rechtengroepen (bijv. admins, auteurs) dien je handmatig deze rechten toe te wijzen vanuit het LMS.

Wat als ik aanpassingen wil doen aan mijn CSV koppeling?

Het kan zijn dat je aanpassingen wilt doen in je CSV koppeling, bijvoorbeeld in de volgende gevallen:

• Je wilt aanvullende medewerkersgegevens vastleggen (bijvoorbeeld adresgegevens).
• Je hebt besloten om een groep medewerkers die eerst nog geen toegang had tot de academy, toch toegang te verlenen (bijvoorbeeld externe medewerkers)

Het kan zijn dat de inrichting in Studytube gewijzigd moet worden om jullie aanpassingen goed te kunnen verwerken, of dat de wijziging dusdanig groot is dat wij adviseren om deze eerst te testen in een testomgeving. Neem in zulke gevallen dus altijd contact op met [email protected] en licht in je mail toe welke wijzigingen je wilt doorvoeren. Wij brengen je dan graag in contact met een Implementatie Consultant om jullie verder te ondersteunen.

Klinkt goed! Hoe kan ik zo'n CSV koppeling inrichten? 

Ben je inmiddels helemaal enthousiast geworden en wil je graag de mogelijkheden verkennen om een CSV koppeling in te richten tussen jullie HR systeem en Studytube? Neem dan snel contact op met je Customer Success Manager.