Kort samengevat: Je kiest uit drie prijsmechanismen. Een in-company training wordt eerst op het academy budget geboekt; een persoonlijk budget kun je pas kiezen nadat er deelnemers zijn toegevoegd. Het moment waarop je kosten kunt splitsen hangt af van het prijsmechanisme.
De drie prijsmechanismen
Bij het aanmaken van een in-company training kies je hoe de prijs wordt opgebouwd:
| Prijsmechanisme | Wat je invult |
|---|---|
| Vaste prijs | Het totaalbedrag voor de training. Dit bedrag verandert niet met het aantal deelnemers |
| Per geregistreerde deelnemer | Het bedrag per persoon. De totaalprijs volgt uit het aantal ingeschreven deelnemers |
| Per aanwezige deelnemer | Het bedrag per persoon. De totaalprijs volgt uit het aantal deelnemers dat daadwerkelijk aanwezig was |
Je vult het bedrag exclusief btw in en stelt zelf het btw-percentage in. Bijkomende kosten zoals studiemateriaal, examens, certificaten of accommodatie voeg je apart toe, zodat je ze los terugziet in de prijsopbouw.
Academy budget en persoonlijk budget
Een in-company training wordt in eerste instantie geboekt op het academy budget. Een persoonlijk budget kun je bij het aanmaken nog niet selecteren: dat kan pas nadat er deelnemers aan de training zijn toegevoegd. Daarna kun je de kosten splitsen over het academy budget en de persoonlijke budgetten van deelnemers.
Kosten splitsen
Wanneer je de kosten kunt splitsen, hangt af van het prijsmechanisme.
Bij een prijs per geregistreerde of aanwezige deelnemer
Hiervoor moet de sessie eerst hebben plaatsgevonden en moet de opleider de aanwezigheid hebben bevestigd. Daarna:
- Ga naar Aanvragen > In-company trainingen en open de betreffende aanvraag.
- Klik onder Prijsopbouw op Kosten splitsen.
- Geef per deelnemer aan of het persoonlijk budget of het academy budget wordt gebruikt.
Let op: het totaal van de verdeling moet op 100% staan, anders kun je de splitsing niet opslaan.
Bij een vaste prijs
Hier hoef je niet te wachten tot de sessie is afgerond. Zodra de aanvraag is goedgekeurd door de accorderingsmanager, kun je de kosten direct splitsen.
Accordering
Zodra je een sessie voor een in-company training hebt aangemaakt, maakt het systeem automatisch een aanvraag aan ter goedkeuring. Vanaf dat moment loopt het proces zo:
- Je selecteert een budget voor de aanvraag en start de accorderingsroute.
- De accorderingsmanager keurt de aanvraag goed.
- Zodra de aanvraag is bevestigd, kun je deelnemers toevoegen aan de sessie.
Zolang je nog geen budget hebt gekozen, staat de aanvraag op Accordering niet gestart. Je moet dan eerst het budget selecteren en eventuele ontbrekende informatie aanvullen voordat de aanvraag goedgekeurd kan worden.
Op de aanvraagpagina zie je de status, en in de zijbalk onder andere Prijsopbouw, Budget en Factuurvoorwaarden.
Wat vind je op de aanvraagpagina?
De aanvraag opent op de status en de details: het aanvraag-ID, de training, de maximale prijs, de data en locaties, het maximaal aantal deelnemers, de opleider en de aanvrager. In de zijbalk vind je verder Extra informatie, Prijsopbouw, Budget, Kostenallocatie externe beoordeling, Factuurvoorwaarden en Acties.
De prijs- en budgetflow is met de overgang naar Events niet veranderd, en ook de rapportages en dashboards blijven hetzelfde.
Werkt jouw organisatie met een opleider die zelf een prijs opgeeft? Dan vindt de opleider uitleg over het prijsmechanisme aan zijn kant in het Opleidersportaal.
Kom je er niet uit? Neem contact met ons op via service@studytube.nl, dan helpen we je graag verder.