In-company & Events samenvoeging

Kort samengevat: Vanaf 5 september is In-company geen apart leertype meer, maar een subtype van Events. In-company events krijgen alle event-functionaliteit erbij, terwijl de prijs- en budgetflow blijft zoals die is.

In dit artikel lees je wat er precies verandert, wat het betekent voor medewerkers en managers, en wat er gebeurt met je bestaande in-company trainingen en aanvragen.

Algemeen

Wat verandert er?

In-company wordt een subtype van Events en is voortaan geen apart leertype meer. Je vindt in-company events vanaf nu onder Events in de bibliotheek, met een filter om onderscheid te maken tussen interne events en in-company events. De naam In-company blijft ongewijzigd, maar we spreken vanaf nu van in-company events in plaats van in-company trainingen, om duidelijk te maken dat het nu een subtype is.

Waarom deze verandering?

Events en in-company gaan allebei over leren via live sessies, maar events hadden geen prijs- en budgetgoedkeuring en in-company had geen uitgebreid deelnemersbeheer en miste andere functionaliteit, zoals de mogelijkheid om ze als kwalificatie-eis toe te voegen. Na de samenvoeging krijgt in-company alle event-functionaliteit erbij, terwijl de prijs- en budgetflow behouden blijft.

Wanneer is dit beschikbaar?

De release staat gepland voor 5 september.

Wat krijgt in-company erbij?

• Wachtlijst en interesselijst
• Minimaal en maximaal aantal deelnemers
• Inschrijven op meerdere sessies
• Locaties per datum
• Aanwezigheidsregistratie via QR
• Resultaten, studiemateriaal en leerpaden
• Tags en categorieën

Kan ik een prijs toevoegen aan events als de academy geen toegang heeft tot de DOI module?

Nee, alleen academies die toegang hebben tot de DOI module kunnen in-company events met een prijs aanmaken.

Kan ik een prijs toevoegen aan events met een intern event-subtype?

Nee, een prijs kan alleen worden toegevoegd aan events met het in-company subtype.

Kan ik het subtype van een event wijzigen nadat het is aangemaakt?

Nee, zodra een event is aangemaakt met een subtype, is het niet meer mogelijk om dit te wijzigen. Dit geldt in beide richtingen: in-company events kunnen niet worden veranderd in interne events en interne events niet in in-company events.

Wat betekent dit voor medewerkers?

Waar vinden medewerkers de in-company events?

In-company events staan samen met events onder Bibliotheek → Events. Met het filter Event type toon je alleen in-company events.

Hoe zien medewerkers het verschil tussen interne events en in-company events?

Het blijft duidelijk of het om een intern event of een in-company event gaat. Het subtype staat op de eventkaart. Op de detailpagina van het event zie je daarnaast meer in-company specifieke informatie, zoals de naam van de opleider en keurmerken. De prijs van een in-company event is voor nu nog niet zichtbaar voor medewerkers.

Let op: op een paar plekken in de LXP is er nog geen duidelijk visueel onderscheid tussen in-company en interne events, bijvoorbeeld bij aankomende events op de Discovery-pagina en op de detailpagina van een leerpad. Dit pakken we op in een volgende release.

Wat verandert er aan het inschrijven?

De inschrijfflow voor in-company sessies volgt dezelfde stappen en gebruikerservaring als bij interne events, inclusief de mogelijkheid om bij de inschrijving een notitie toe te voegen die voor de start van de sessie met de opleider wordt gedeeld.

Wat betekent dit voor managers?

Hoe maak je een in-company event aan?

Een in-company event maak je nu aan via de event-wizard, met twee extra stappen voor prijs en opleider. Sessies voeg je toe in de wizard of later, inclusief sessies waarvan de datum nog niet vaststaat. Aanmaken, bewerken en dupliceren werkt hetzelfde als bij interne events.

Wat verandert er aan het toevoegen van locaties?

• Locaties toevoegen werkt nu hetzelfde als bij interne events: voor offline events moet de locatie eerst zijn aangemaakt in de locatielijst van de academy, in plaats van dat je die vrij invult zoals in de oude in-company sessieflow.
• Opleiders kunnen bij in-company events zelf sessies aanmaken en hun eigen locaties toevoegen. Ze kunnen geen locaties kiezen uit de locatielijst van de academy. Een academy-locatie zien ze alleen als een manager die al aan een sessiedatum heeft toegevoegd.

Waar vind je in-company events en aanvragen in de LMS?

In-company events blijven in het tabblad Events in de bibliotheek staan, waar je de prijs en het subtype ziet. Filteren kan op event type, event format, opleider en contactpersoon. De in-company aanvraagflow blijft functioneel hetzelfde; zoeken en filteren op de aanvragenpagina werkt zoals je gewend bent.

Wat verandert er aan de aanwezigheidsregistratie en het afronden van sessies?

Aanwezigheid en afronding zijn inzichtelijk voor managers, maar alleen de opleider registreert de aanwezigheid en rondt de sessie af, volgens dezelfde flow als bij interne events. Omdat aanwezigheid meetelt in de prijsberekening, ligt deze stap bij de opleider.

Wat verandert er aan het archiveren?

Archiveren kan nu wanneer er geen openstaande aanvragen of lopende sessies meer zijn.

E-mailnotificaties

Als vuistregel geldt: e-mailnotificaties tijdens de inschrijf- en aanwezigheidsflow zijn gebaseerd op de e-mails van interne events en worden gedeeld tussen de interne event-flow en de in-company flow. E-mailnotificaties tijdens de in-company aanvraagflow zijn gebaseerd op de in-company specifieke e-mailtemplates, die niet beschikbaar zijn voor de interne event-flow.

Wat verandert er aan de e-mailtemplates?

• De e-mails op basis van de interne event-templates die voor beide flows worden gebruikt, zijn minimaal aangepast: er is alleen één nieuwe variabele toegevoegd om het event-subtype te communiceren.
• De e-mailtemplates die specifiek bij de in-company flow horen, zijn voorzien van volledig nieuwe variabelen, zodat alle gegevens correct worden weergegeven op basis van het nieuwe leertype.

Wat gebeurt er met aangepaste e-mailtemplates?

Aanpassingen in de e-mailtemplates van de interne event-flow blijven ongewijzigd, omdat daar alleen kleine wijzigingen zijn doorgevoerd (event-subtype).

Let op: aanpassingen in de e-mails die specifiek bij de in-company flow horen, worden verwijderd, omdat de wijzigingen in deze e-mails ingrijpender zijn. Zo weet je zeker dat alle informatie uit de e-mailvariabelen correct wordt weergegeven. Bewaar je eigen teksten dus vóór de release als je ze opnieuw wilt gebruiken.

Rechten

Hoe werken de rechten voor de twee event-subtypes?

De rechten voor in-company zijn verplaatst van het kopje 'Digitale opleidingsintermediair' naar 'Auteursrechten'. Het blijft mogelijk om managers losse rechten voor Events of in-company te geven. Bestaande rechten worden automatisch omgezet; niemand verliest toegang.

Wat is het verschil tussen contactpersoon en co-auteur?

In-company events ondersteunen nu co-auteurs, net als interne events. Daardoor veranderen de rechten van contactpersonen. Omdat co-auteurs eerder niet beschikbaar waren voor in-company trainingen, kreeg iemand die je als contactpersoon toevoegde ook auteursrechten. Vanaf nu werkt het hetzelfde als bij interne events: contactpersonen krijgen standaard geen auteursrechten, alleen meldingen over het in-company event. Wil je dat een contactpersoon ook rechten heeft om te bewerken, voeg die persoon dan expliciet toe als co-auteur. Alle contactpersonen van bestaande in-company trainingen zijn tijdens de migratie toegevoegd als co-auteur.

Bestaande trainingen en aanvragen

Wat gebeurt er met mijn bestaande in-company trainingen?

Je in-company trainingen worden gemigreerd op basis van hun status. Trainingen waarvan het voorstel nog in behandeling is of niet werd afgerond, worden gemigreerd als Concept en zijn dan verborgen voor medewerkers. Gepubliceerde trainingen blijven gepubliceerd.

Aanbevolen actie: controleer na de merge alle in-company trainingen die als Concept zijn gemigreerd. Bepaal voor elke training of het voorstel nog moet worden afgerond of dat je de training kunt archiveren of verwijderen.

Wat gebeurt er met mijn aanvragen?

Alle aanvragen gaan automatisch mee naar het nieuwe systeem zonder wijzigingen. Ze behouden hun huidige status (in voorbereiding, budgetgoedkeuring, etc.) en staan op dezelfde plek: Aanvragen → In-company trainingen. De aanvraagflow werkt hetzelfde.

Hoe worden locaties gemigreerd voor bestaande sessies?

Om aan te sluiten op de nieuwe structuur op basis van interne events, zijn de locaties van bestaande in-company sessiedata toegevoegd aan de locatielijst van de academy. Omdat adressen zijn toegevoegd zonder te controleren op bestaande vermeldingen — om de datamigratie eenvoudig te houden — kunnen er dubbele locaties in de lijst staan.

Aanbevolen actie: controleer je locatielijst op dubbele locaties.

Hoe staan de instellingen voor de nieuwe functionaliteit na de migratie?

Om de datamigratie eenvoudig te houden staan alle nieuw beschikbare instellingen voor in-company events, zoals de wachtlijst en het inschrijven op meerdere sessies, na de migratie uit. Je zet ze zelf aan waar je ze wilt gebruiken.

Overige vragen

Verandert er iets aan de prijs- en budgetflow?

Nee. Prijsmechanismen, btw-instellingen, extra kosten, kostenallocatie en het herverdelen van kosten blijven ongewijzigd.

Verandert er iets aan mijn rapportages en dashboards?

Nee, bestaande rapportages en dashboards blijven onveranderd.

Verandert de naam In-company in de omgeving?

In-company blijft bestaan als onderdeel van de volgende naamstructuur:

Al deze namen kun je aanpassen via Beheerdersinstellingen → Naamgeving.

Loop je na de release tegen iets aan? Neem contact met ons op via service@studytube.nl, dan helpen we je graag verder.