Wat houdt deze instelling in?
Als LMS manager stel je voor een kwalificatie normaal gesproken een vaste geldigheidsduur in (bijv. 6 maanden, 1 jaar, 3 jaar). Maar soms is deze vervaltermijn niet voor iedereen hetzelfde. Denk bijvoorbeeld aan een rijbewijs, waarvan de geldigheidsduur per land kan verschillen.
Met de nieuwe instelling kun je de geldigheid van een kwalificatie direct koppelen aan de vervaldatum op een geüploade prestatie of certificaat. Zo krijgt iedere medewerker binnen dezelfde kwalificatie automatisch de vervaldatum die voor hem of haar persoonlijk geldt, in plaats van één vaste periode voor iedereen.
Deze optie is per kwalificatie aan of uit te zetten.
Hoe werkt dit normaliter, en wat verandert er precies?
Tot nu toe werd de einddatum van een kwalificatie altijd berekend als startdatum + vaste geldigheidsperiode. Deze kwalificatie-einddatum werd vervolgens ook gebruikt om de einddatum van het gekoppelde certificaat onder ‘Prestaties’ te bepalen, ook al kwam die niet per se overeen met de werkelijke einddatum op het certificaat zelf.
Met de nieuwe instelling kun je dit omdraaien: de einddatum van het certificaat of de prestatie wordt leidend voor de geldigheid van de kwalificatie, in plaats van andersom.
Kan ik deze instelling zomaar aanzetten voor een bestaande, lopende kwalificatie?
Technisch gezien wel, de instelling werkt direct. Zodra je hem aanzet, geldt: heeft een medewerker een certificaat met een nieuwe einddatum, dan krijgt de kwalificatie automatisch die vervaldatum.
Toch is voorzichtigheid geboden. Omdat de oude functionaliteit de certificaat-einddatum al die jaren heeft overschreven met de kwalificatie-einddatum, kan het zijn dat de getoonde einddatum van het certificaat niet overeenkomt met de daadwerkelijke einddatum. Zet je de instelling om, dan neemt het systeem die mogelijk afwijkende datum als uitgangspunt.
Advies: controleer vóóraf of bestaande certificaat-einddata sterk afwijken van de kwalificatie-einddata. Doe je dit niet, dan levert het omzetten in de praktijk niets op: de datum blijft dan gewoon gelijk aan de oude, mogelijk foutieve datum.
Wat gebeurt er als een prestatie of certificaat helemaal geen vervaldatum heeft?
Als de prestatie van een medewerker nooit vervalt, dan blijft ook de kwalificatie onbeperkt geldig. Dit is bewust zo ingericht: geen vervaldatum op de prestatie betekent geen vervaldatum op de kwalificatie.
Wat als een medewerker de kwalificatie niet via een certificaat heeft behaald, maar bijvoorbeeld via handmatige goedkeuring?
Dit is een belangrijk aandachtspunt. Als een medewerker de kwalificatie heeft behaald via bijvoorbeeld:
- handmatige goedkeuring (dit geldt voor alle migraties gedaan door ons Implementatieteam), of
- een leeritem (in plaats van een certificaat),
dan is er geen certificaat-einddatum om naar te verwijzen. Staat de instelling ‘Vervaldatum van certificaat bepaalt de geldigheid’ volledig aan en de instelling ‘Geldigheid basisvereisten’ uit, dan worden deze medewerkers voor altijd gekwalificeerd - er is immers geen andere geldigheid meer meegegeven.
Wat is dan de beste manier om deze instelling te gebruiken bij een bestaande kwalificatie?
We adviseren de combinatie-instelling: de oude en nieuwe manier naast elkaar laten werken. Dit werkt zo:
| Situatie | Wat bepaalt de einddatum? | Via instelling |
| Kwalificatie behaald via certificaat | Einddatum van het certificaat | “Vervaldatum van certificaat bepaalt de geldigheid” |
| Kwalificatie behaald via handmatige goedkeuring of learning | De vaste geldigheidsperiode (zoals voorheen) | “Geldigheid basisvereisten”
|
Zo voorkom je dat medewerkers zonder certificaat blijvend gekwalificeerd blijven, terwijl je bij certificaten wél de juiste, actuele einddatum gebruikt.
Kan ik de vervaldatum na het uploaden nog aanpassen?
Ja. Het is mogelijk om de vervaldatum van een prestatie na het uploaden aan te passen. Verander je deze, dan verandert automatisch ook de vervaldatum van de kwalificatie mee - je hoeft dit niet los bij te werken.
Geldt dit ook voor externe trainingen?
Ja. Voeg je een externe training toe als vereiste aan een kwalificatie, dan kun je nu instellen dat de datum op het certificaat van de opleider leidend is voor de afronding, in plaats van de datum waarop de deelname in het LMS op 'voltooid' is gezet.
Dit geeft een nauwkeuriger beeld van wanneer de kwalificatie écht is behaald, ook als de administratieve verwerking door de opleider pas later plaatsvindt.
Is het beter om een nieuwe kwalificatie aan te maken, zodat de bestaande ongewijzigd blijft?
Dat kan, maar raden we in de meeste gevallen af. Een nieuwe kwalificatie aanmaken betekent veel extra werk, waaronder:
- opnieuw inrichten van triggers
- verlies van bestaande historie
- extra beheerlast op de langere termijn
Advies: pas de bestaande kwalificatie aan met de combinatie-instelling (zie hierboven), in plaats van een nieuwe, parallelle kwalificatie op te zetten.
Samenvatting: wat moet ik doen voordat ik deze instelling aanzet in een bestaande kwalificatie?
- Check eerst of bestaande certificaat-einddata sterk afwijken van de kwalificatie-einddata.
- Gebruik de combinatie-instelling, niet alleen de nieuwe instelling - dit voorkomt dat medewerkers zonder certificaat voor altijd gekwalificeerd blijven.
- Maak liever geen nieuwe kwalificatie aan om dit te omzeilen, maar pas de bestaande aan.