Wie fügst du einen Mitarbeiter zur Academy hinzu?

LMS-Manager mit der Berechtigung „Mitarbeiter einladen" können manuell Mitarbeiter zur Academy hinzufügen — sofern diese Option für eure Umgebung nicht deaktiviert ist. In diesem Fall siehst du den Button „Mitarbeiter hinzufügen" nicht.

Manuell einen Mitarbeiter hinzufügen

1. Gehe im LMS zum Tab „Mitarbeiter".
2. Klicke oben rechts auf „Erstellen" und wähle „Mitarbeiter".
3. Klicke anschließend auf „Mitarbeiter hinzufügen".
4. Fülle die erforderlichen Angaben aus (wie Name und E-Mail-Adresse).
5. (Optional) Wähle ein Team und/oder einen Lernpfad.
6. Nutzt ihr die Studytube Content-Bibliothek? Aktiviere dann „Content-Lizenz", damit der Mitarbeiter Zugriff auf dieses Angebot erhält.
7. Klicke oben rechts auf „Einladung senden". Du kannst:
   • Die Sprache der Einladung wählen.
   • Eine persönliche Nachricht zur Standard-Einladungs-E-Mail hinzufügen.

Hinweis: Hat eure Organisation eine HR-Integration? Dann empfehlen wir, möglichst wenige Mitarbeiter manuell zu erstellen. Manuelle Konten werden nämlich nicht automatisch über die Anbindung verwaltet oder aktualisiert. Dies erfordert zusätzlichen manuellen Aufwand und kann zu doppelten Konten oder Datenabweichungen führen.

[IMAGE: employee-add-manual-form1.png — Formular zum manuellen Hinzufügen eines Mitarbeiters]

[IMAGE: employee-add-manual-form2.png — Einladung senden mit Sprachauswahl]

Wie füge ich Mitarbeiter in großen Mengen zur Academy hinzu?

Folge den ersten Schritten wie beim manuellen Hinzufügen eines Mitarbeiters. Beim letzten Schritt wählst du „Mitarbeiter über Excel importieren".

Schritte:

1. Wähle im Importbildschirm „Vorlage herunterladen".
2. Fülle die Excel-Vorlage aus (siehe Anweisungen unten).
3. Lade die ausgefüllte Datei hoch.
4. Prüfe die Liste auf Fehler.
5. Klicke auf „Konten erstellen und Einladungen senden".

[IMAGE: employee-bulk-import-steps.png — Schritte beim Bulk-Import über Excel]

Anweisungen zum Ausfüllen der Vorlage:

• Die abgefragten Informationen entsprechen größtenteils der manuellen Eingabe.
• Zum Verknüpfen von Teams oder Lernpfaden benötigst du die IDs:
  • Öffne das Team oder den Lernpfad im LMS und kopiere die ID aus der URL.
  • Lässt du das Feld „team_id" oder „development_plan_id" leer? Dann wird nichts verknüpft. Du kannst dies später noch manuell nachholen.
• Beim Feld „content_licence" gibst du an, ob der Mitarbeiter Zugriff auf die Studytube Content-Bibliothek erhält:
  • 1 = ja
  • 0 = nein

Achtung bei HR-Integrationen: Auch beim Bulk-Import gilt: Nutze diese Funktion nur, wenn du keine automatische Anbindung an ein HR-System hast. Tust du dies dennoch? Dann werden die Daten nicht synchronisiert und du musst sie manuell verwalten.

[IMAGE: employee-bulk-import-template-fields.png — Felder der Excel-Vorlage für den Bulk-Import]