CSV import troubleshooting

In this article, we discuss the following topics:

• Common error messages during a CSV import

• Concrete examples of error messages

• Checkpoints when an import fails

• Tips & tricks for a successful import

• Troubleshooting via the browser console

Common error messages during a CSV import

During the import of a CSV file, various error messages may occur. Below you will find an overview of common messages and their possible causes.

File cannot be processed

This often means that the structure of the CSV file is incorrect.

Check the following:

• The file is saved as .csv

• The columns are separated by commas or semicolons

• The column names in the first row are spelled correctly

• There are no empty columns or rows in the file

Required column missing

Some fields are required for a successful import.

Check whether:

• All required columns are present in the file

• The column names exactly match the required structure

• The first row only contains column names

Invalid value or format

This message appears when values do not match the expected format.

For example, check if:

• Email addresses have a valid format

• Dates use the correct date format

• Numeric fields contain numbers only

Concrete examples of error messages

Below are examples of error messages that may occur during a CSV import.

"Invalid CSV format"

Possible causes:

• The file contains incorrect delimiters

• The file was saved as an Excel file instead of CSV

• The first row does not contain valid column names

"Missing required field"

This means that a required field is missing in the CSV file.

Check:

• Whether all required columns are present

• Whether the column names exactly match the required structure

• Whether there are typos in the column names

"Invalid value" or "Validation error"

This message appears when a value does not meet validation rules.

Examples:

• An invalid email address

• A date in the wrong format

• A field containing text where a numeric value is expected

"Duplicate entry"

This means that a value that must be unique already exists.

For example:

• An email address that already exists in the system

• A user ID that already exists

Checkpoints when an import fails

If a CSV import fails without a clear error message, check the following:

• The CSV file does not contain hidden characters

• The file is saved in UTF-8 encoding

• The column order matches the expected import structure

• There are no duplicate values in fields that must be unique (for example email addresses)

It can also help to:

• Save the CSV file again

• Test the import with a small test file (for example 1–2 rows)

Tips & tricks for a successful CSV import

To prevent import issues, you can use the following best practices:

• Preferably use Excel or Google Sheets to create the CSV file

• Always check whether the column names exactly match the required structure

• Avoid special characters such as extra quotation marks or unnecessary spaces

• Make sure there are no empty rows at the bottom of the file

It may also help to use an existing working CSV file as a template.

Troubleshooting via the browser console

If an import keeps failing without a clear error message, you can find additional information via the browser console.

Follow these steps:

• Open the page where you perform the CSV import

• Open the Developer Tools in your browser

Windows: F12 or Ctrl + Shift + I
Mac: Cmd + Option + I

• Go to the Console tab

• Perform the CSV import again

• Check if error messages appear in the console

Pay particular attention to messages such as:

• 400 / 422 errors → issue with the data in the CSV file

• Validation errors → a field does not meet the required rules

• Network errors → issue uploading the file

When contacting support

When contacting support, it helps to:

• Include a screenshot of the console error

• Attach the CSV file you are using

• Mention which import you are trying to perform

This helps determine the source of the problem more quickly.