E-Mails - Warum erhält ein Benutzer keine E-Mails?

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Was eine Sperrliste ist
• Warum E-Mail-Adressen darauf landen
• Warum bestimmte Adressen nicht entfernt werden sollten
• Wie Sie sicherstellen können, dass ein Mitarbeitender wieder E-Mails empfangen kann
• Ein häufiges Problem beim Hinzufügen neuer Mitarbeitender

Was ist eine Sperrliste?

Eine Sperrliste verhindert, dass E-Mails an Adressen gesendet werden, die zuvor zu Zustellungsproblemen geführt haben. Studytube verwendet diese Liste, um sicherzustellen, dass E-Mails nur gültige und aktive Empfänger erreichen.

Eine E-Mail-Adresse kann aus folgenden Gründen auf die Sperrliste gesetzt werden:

• Hard Bounce: Die Adresse existiert nicht, ist falsch geschrieben oder wurde gelöscht.
• Abmeldung: Der/die Mitarbeitende hat sich vom Erhalt von Studytube-E-Mails abgemeldet.
• Spam-Beschwerde: Die E-Mail wurde vom Empfänger als Spam markiert.
• Anbieterbeschwerde: Der E-Mail-Anbieter hat die Nachricht als unerwünscht eingestuft.
• Vorübergehende Probleme: Die Zustellung schlägt wiederholt fehl, z. B. aufgrund eines vollen Posteingangs.

Sobald eines dieser Ereignisse eintritt, wird die Adresse automatisch zur Sperrliste hinzugefügt. Studytube sendet dann keine E-Mails mehr an diese Adresse.

Häufiges Problem: Neue Benutzer zu früh hinzufügen

Ein häufiger Grund für Hard Bounces ist, wenn ein Mitarbeitender zur Akademie hinzugefügt wird, bevor seine E-Mail-Adresse aktiv ist. Die Willkommens-E-Mail, die Studytube zu senden versucht, bounced, und die Adresse wird sofort auf die Sperrliste gesetzt.

Wichtig: Der einzige Weg, dies zu vermeiden, ist, einen neuen Mitarbeitenden erst dann zur Akademie hinzuzufügen, wenn seine E-Mail-Adresse aktiviert wurde. Wird dieser Schritt übersprungen, tritt das Problem weiterhin auf.

Warum sollten bestimmte Adressen auf der Sperrliste bleiben?

Es ist wichtig, nicht jede Adresse von der Sperrliste zu entfernen. Hier sind die Gründe:

• Rechtliche Anforderungen (z. B. DSGVO): Sie sind verpflichtet, Abmeldungen zu respektieren.
• E-Mail-Zustellbarkeit: Das kontinuierliche Senden von E-Mails an ungültige oder unerwünschte Adressen senkt Ihre Absenderreputation und erhöht das Risiko, im Spam-Ordner zu landen.
• Benutzererfahrung: Mitarbeitende, die sich abgemeldet haben, möchten keine weiteren E-Mails erhalten. Dies zu ignorieren kann das Vertrauen in Ihre Organisation beschädigen.

Entfernen Sie eine Adresse nur dann von der Sperrliste, wenn Sie sicher sind, dass sie versehentlich hinzugefügt wurde (z. B. aufgrund eines Tippfehlers oder eines reparierten Postfachs).

Wichtig: Eine E-Mail-Adresse wird nicht automatisch von der Sperrliste entfernt, auch wenn das ursprüngliche Problem behoben wurde. Dies muss manuell erfolgen.

Was tun, wenn ein Mitarbeitender wieder E-Mails empfangen muss?

Überprüfen Sie zunächst, ob die E-Mail-Adresse gültig und aktiv ist. Sie können dies tun, indem Sie eine echte E-Mail an die Adresse senden – idealerweise durch Ihr IT- oder Support-Team. Wenn die Adresse korrekt funktioniert, wenden Sie sich an den Studytube-Support, um die Entfernung von der Sperrliste zu beantragen.