Wat kan ik doen als de AFAS koppeling niet lijkt te werken?

Soms komt het voor dat medewerkersgegevens in Studytube niet overeenkomen met de gegevens in jullie HR-systeem (AFAS). In dit artikel leggen we uit welke stappen je kunt nemen om te achterhalen waar het misgaat.

We behandelen drie veelvoorkomende scenario’s:

• Medewerker ontbreekt

• Onjuiste gebruikersgegevens

• Manager ontbreekt

1. Medewerker ontbreekt

Zie je een medewerker niet terug in Studytube? Volg dan onderstaande stappen:

a. Controleer in het LMS

Zoek in het LMS onder ‘Medewerkers’ of de medewerker aanwezig is. Gebruik verschillende zoektermen zoals voornaam, achternaam of e-mailadres.

b. Bekijk de Synchronisatielogs

Is de medewerker niet zichtbaar? Controleer de Synchronisatielogs om te zien of de gebruiker wel is aangeboden via de koppeling.
Meer uitleg over het gebruik van deze logs vind je in het artikel:
Hoe zie ik of mijn HR-koppeling succesvol heeft gedraaid?

c. Controleer de GetConnector in AFAS

Wordt de medewerker niet weergegeven in de synchronisatielogs? Vraag dan jullie AFAS-beheerder om te controleren of de medewerker voorkomt in de GET connector. Is dat niet het geval, voeg deze dan toe.
De synchronisatie wordt dagelijks uitgevoerd vanaf 19:00 uur.

d. Neem contact op met Studytube

Heb je alle stappen doorlopen maar ontbreekt de medewerker nog steeds? Neem dan contact op via service@studytube.nl. Vermeld:

• Welke stappen je al hebt ondernomen

• De gegevens van de ontbrekende medewerker(s)

2. Onjuiste gebruikersgegevens

Zijn de gegevens van een medewerker in Studytube onjuist? Volg dan deze stappen:

a. Controleer hoe de medewerker is aangemaakt

Ga in het LMS naar ‘Medewerkers’ en bekijk het veld UID onder het tabblad ‘Gegevens’:

• Is de UID gevuld? Dan is de medewerker via de integratie toegevoegd.

• Is de UID leeg? Dan is de medewerker handmatig aangemaakt.

b. Handmatig aangemaakte medewerker

Je kunt deze gegevens handmatig aanpassen in het LMS (mits je hiervoor de juiste rechten hebt).

c. Medewerker via integratie

Controleer in dat geval de GetConnector in AFAS. Breng daar de benodigde wijzigingen aan.

Let op: wijzigingen die handmatig in Studytube worden gedaan, worden bij de volgende synchronisatie overschreven door de gegevens uit AFAS.

d. Neem contact op met Studytube

Blijven de gegevens onjuist na aanpassing in AFAS? Neem contact op met service@studytube.nl en geef aan:

• Wat er niet klopt

• Wat je al hebt aangepast of gecontroleerd

• De gegevens van de betreffende medewerker(s)

3. Manager ontbreekt

Als een manager niet zichtbaar is als teamverantwoordelijke, controleer dan het volgende:

a. Staat de manager als medewerker in Studytube?

Een manager moet eerst als medewerker in Studytube bestaan voordat deze als manager kan worden toegewezen. Zoek in het LMS onder ‘Medewerkers’ met verschillende zoektermen.

Is de manager niet aanwezig? Volg dan de stappen bij "Medewerker ontbreekt".

b. Controleer of de manager aan een team is gekoppeld

Ga in het LMS naar ‘Teams’ en controleer of de manager aan het juiste team is toegewezen.

c. Bekijk de Synchronisatielogs

Controleer of de managersinformatie correct is aangeboden in de synchronisatielogs.

d. Controleer de Manager GET connector in AFAS

Staat de manager niet in de synchronisatielogs? Laat je AFAS-beheerder controleren of de manager voorkomt in de Manager GET connector. Voeg deze toe indien nodig. De synchronisatie draait dagelijks vanaf 19:00 uur.

e. Neem contact op met Studytube

Blijft de manager ontbreken? Neem contact op via service@studytube.nl met:

• Een overzicht van de uitgevoerde controles

• De gegevens van de ontbrekende manager(s)

Vragen?

Heb je hulp nodig bij het controleren van je koppeling of het oplossen van fouten? Neem gerust contact op met ons supportteam via service@studytube.nl.