Wanneer je organisatie gebruikmaakt van een HR-koppeling met Studytube (zoals via AFAS, S3, HR2Day of ADP), adviseren we om medewerkers niet handmatig aan te maken in Studytube.
Waarom? Handmatig aangemaakte accounts worden niet automatisch bijgewerkt via de koppeling. Daardoor moet je deze medewerkers zelf beheren, denk aan wijzigingen of het verwijderen van accounts, wat extra administratie betekent.
Toch iemand handmatig toevoegen?
In sommige situaties is handmatige toevoeging onvermijdelijk, bijvoorbeeld wanneer het gaat om een stagiair of externe medewerker die niet voorkomt in jullie HR-systeem.
In dat geval raden we aan om:
Een apart team aan te maken, bijvoorbeeld met de naam Handmatig beheer
Deze medewerkers aan dat team toe te voegen
Zo houd je overzicht over welke accounts buiten de koppeling om worden beheerd.
Kan ik medewerkersgegevens wijzigen tijdens het gebruik van een AFAS-koppeling?
Ja, dat kan, maar uitsluitend via AFAS zelf.
Als een medewerker via de AFAS-koppeling in Studytube is aangemaakt, worden de gegevens beheerd vanuit de GET connectoren die jullie gebruiken.
Wil je gegevens wijzigen of toevoegen? Dan doe je dit in AFAS. De gegevens worden na de volgende synchronisatie automatisch bijgewerkt in Studytube.
Let op: Wijzigingen die handmatig in het LMS worden doorgevoerd bij medewerkers die via de koppeling zijn ingelezen, worden bij de eerstvolgende synchronisatie overschreven door de gegevens uit AFAS.
Heb je vragen over het combineren van handmatige accounts en de AFAS-koppeling? Of wil je advies over de beste inrichting voor jullie organisatie? Neem gerust contact op met service@studytube.nl.