Hoe werkt een AFAS koppeling?

Met de AFAS-koppeling kun je het beheer van medewerkersgegevens in Studytube automatiseren. Dankzij deze integratie worden medewerkers automatisch toegevoegd, bijgewerkt of verwijderd op basis van de gegevens in AFAS. Dit bespaart je handmatig werk en minimaliseert fouten.

Wat is het doel van een AFAS-koppeling?

De koppeling zorgt ervoor dat de informatie uit jullie AFAS HR-systeem automatisch wordt gesynchroniseerd met Studytube. Hierdoor blijven gebruikersgegevens in Studytube altijd actueel en hoef je wijzigingen niet dubbel door te voeren.

Denk aan:

• Automatische aanmaak van nieuwe medewerkers

• Bijwerken van bestaande gebruikersgegevens

• Verwijderen van medewerkers die uit dienst zijn

• Toewijzing van teams en managers

Hoe werkt de AFAS-koppeling?

De AFAS-integratie met Studytube maakt gebruik van een JSON/REST-verbinding via GET connectors.

• De gegevens worden dagelijks ’s nachts opgehaald uit AFAS en ingelezen in Studytube.

• Als een medewerker nog niet bestaat in Studytube (op basis van het UID), wordt er automatisch een nieuw account aangemaakt.

  • Standaard ontvangt de medewerker dan direct een uitnodigingsmail.

  • Indien gewenst, kan deze e-mailfunctionaliteit worden uitgeschakeld.

• Als de medewerker al bestaat (op basis van het UID), worden zijn of haar gegevens bijgewerkt.

• Wanneer verplichte velden ontbreken in de data, wordt er geen account aangemaakt.

• Het verwijderen van accounts gebeurt op basis van de filters die zijn ingesteld in de GET connector.

• Het koppelen van managers aan teams gebeurt via een aparte GET connector.

De koppeling wordt in eerste instantie getest op een testomgeving van Studytube, om de gegevensstroom te controleren voordat de liveomgeving wordt ingericht.

Welke gegevens kunnen worden ingelezen via AFAS?

Er worden drie type connectors gebruikt, afhankelijk van welke gegevens jullie willen synchroniseren:

1. Gebruikersgegevens (medewerkers)

2. Team- en managerstructuren

3. Certificaten (optioneel, alleen bij afname van een extra update-connector)

De volgende velden worden standaard ondersteund:

Verplichte velden

• UID (uniek medewerker-ID)

• E-mailadres

• Voornaam

• Achternaam

Optionele velden

• Geslacht

• Geboortedatum

• Geboorteplaats

• Functietitel

• Telefoonnummer

• Straat

• Huisnummer

• Stad

• Postcode

• Werknemersnummer

• Kostenplaats

• Extra informatie

• Aangepaste velden (in overleg te configureren)

• Team(s)

• Manager(s)

• Certificaten (uitsluitend indien de update-connector is ingericht)

Een overzicht van de velden en de inrichting vind je ook terug in het LMS. Aangepaste velden kunnen in overleg met Studytube worden toegevoegd.

Wat als ik aanpassingen wil doen aan mijn AFAS-koppeling?

Wil je wijzigingen doorvoeren in de koppeling, bijvoorbeeld extra velden toevoegen of bepaalde teams uitsluiten? Neem dan contact op met service@studytube.nl. Wij brengen je indien nodig in contact met een Implementatie Consultant die je verder begeleidt bij:

• Het aanpassen van de mapping

• Het testen van wijzigingen in een testomgeving

• Het controleren van de impact op bestaande gebruikers

Klinkt goed! Hoe richt ik een AFAS-koppeling in?

Wil je starten met een AFAS-koppeling of meer informatie ontvangen over de mogelijkheden voor jullie organisatie? Neem dan contact op met je Customer Success Manager. Zij helpen je graag bij de voorbereiding en planning van de implementatie.

Heb je vragen of loop je tegen technische uitdagingen aan? Ons supportteam staat voor je klaar via service@studytube.nl.