Algemeen
Wat verandert er?
In-company wordt een subtype van Events. Je vindt in-company trainingen voortaan onder Events in de bibliotheek, met een filter om te onderscheiden tussen interne events en in-company. De naam In-company blijft ongewijzigd.
Waarom deze verandering?
Events en in-company gaan allebei over live sessies, maar events hadden geen prijs- en budgetgoedkeuring en in-company geen uitgebreid deelnemersbeheer. Na de samenvoeging krijgt in-company alle event-functionaliteit erbij, terwijl de prijs- en budgetflow behouden blijft.
Wanneer is dit beschikbaar?
De release staat gepland voor 5 september.
Wat krijgt in-company erbij?
Wachtlijst en interesselijst, minimaal en maximaal aantal deelnemers, inschrijven op meerdere sessies, locaties per datum, aanwezigheidsregistratie via QR, resultaten, studiemateriaal, leerpaden, en tags en categorieën.
Is het mogelijk om een prijs toe te voegen aan events als de academy geen toegang heeft tot de DOI module?
Nee, alleen academies die toegang hebben tot de DOI module kunnen in-company events met een prijs aanmaken.
Is het mogelijk om een prijs toe te voegen aan events met een intern event-subtype?
Nee, een prijs kan alleen worden toegevoegd aan events met het in-company subtype.
Is het mogelijk om het subtype van een event te wijzigen nadat het is aangemaakt?
Nee, zodra een event is aangemaakt met een subtype, is het niet meer mogelijk om dit te wijzigen. Dit geldt in beide richtingen. In-company events kunnen niet worden veranderd in interne events en interne events kunnen niet worden veranderd in in-company events.
Wat betekent dit voor wie?
Medewerkers
- In-company trainingen staan samen met events onder Bibliotheek → Events. Met het filter Event type toon je alleen in-company.
- Het blijft duidelijk of het om een intern event of een in-company event gaat
- De prijs van een in-company is voor nu nog niet zichtbaar voor medewerkers.
- Inschrijven, bevestigingen en notificaties werken hetzelfde als eerst.
Managers
- Een in-company training maak je nu aan via de event-wizard, met twee extra stappen voor prijs en aanbieder. Co-auteurs worden ondersteund.
- Sessies voeg je toe in de wizard of later, inclusief sessies waarvan de datum nog niet vaststaat. Aanmaken, bewerken en dupliceren werkt hetzelfde als bij interne events.
- In de LMS bibliotheek zie je prijs en subtype. Filteren kan op event type, event format, opleider en contactpersoon.
- Zoeken en filteren op de aanvragenpagina werkt hetzelfde als je gewend bent.
- Aanwezigheid en afronding zijn inzichtelijk voor managers, maar de opleider registreert de aanwezigheid en rondt de sessie af. Omdat aanwezigheid meetelt in de prijsberekening, ligt deze stap bij de aanbieder.
- Archiveren kan nu wanneer er geen openstaande aanvragen of lopende sessies meer zijn.
Rechten
De rechten voor in-company zijn verplaatst van het kopje 'Digitale opleidingsintermediair' naar 'Auteursrechten'. Het blijft mogelijk om managers losse rechten voor Events of in-company te geven. Bestaande rechten worden automatisch omgezet; niemand verliest toegang.
Contactpersoon en auteur zijn losgekoppeld: een auteur kan gegevens inzien en aanpassingen maken, een contactpersoon wordt alleen toegevoegd als aanspreekpunt en persoon die meldingen ontvangt.
Bestaande trainingen en aanvragen
Wat gebeurt er met mijn bestaande in-company trainingen?
Je in-company trainingen worden gemigreerd op basis van hun status. Trainingen waarvan het voorstel nog in behandeling is of niet werd afgerond, worden gemigreerd als Concept (verborgen voor medewerkers). Gepubliceerde trainingen blijven gepubliceerd.
In concept (geen voorstel): → gemigreerd als Concept, verborgen
Voorstel afgewezen: → gemigreerd als Concept, verborgen
Voorstel ingediend (wacht op aanbieder): → gemigreerd als Concept, verborgen
Gepubliceerd (voorstel geaccepteerd): → blijft gepubliceerd met dezelfde zichtbaarheidsinstellingen
Aanbevolen actie: controleer na de merge alle in-company trainingen die als Concept zijn gemigreerd. Voor elk bepaal je of het voorstel nog moet worden afgerond of of je de training kunt archiveren/verwijderen.
Wat gebeurt er met mijn aanvragen?
Alle aanvragen gaan automatisch mee naar het nieuwe systeem zonder wijzigingen. Ze behouden hun huidige status (in voorbereiding, budgetgoedkeuring, etc.) en staan op dezelfde plek: Aanvragen → In-company trainingen. De aanvraagflow werkt hetzelfde.
Overige vragen
Verandert er iets aan de prijs- en budgetflow?
Nee. Prijsmechanismen, btw-instellingen, extra kosten, kostenallocatie en het herverdelen van kosten blijven ongewijzigd.
Verandert er iets aan mijn rapportages en dashboards?
Bestaande rapportages en dashboards blijven onveranderd.
Verandert de naam In-company in de omgeving?
Standaard blijft de naam In-company staan. Via Beheerdersinstellingen → Naamgeving kun je nu ook voor in-company een naam instellen die beter past bij jouw Academy, net zoals bij andere leertypen.