Hoe werkt een in-company aanvraag?

Tip: bekijk de korte online training met video's "hoe werkt in-company?" in de Provider Academy voor alle informatie rondom het in-company proces.

In onderstaand stappenplan leggen we je uit hoe een in-company aanvraag werkt: 

1. Wanneer er een verzoek binnenkomt vind je deze terug onder het kopje 'Trainingen' en 'In-company voorstellen' in jouw opleidersportaal. Klik op het voorstel en vervolgens zie je het contactpersoon van de klant vermeld staan. Deze persoon zal het aanspreekpunt zijn voor dit in-company traject.
   
   
2. Vervolgens kun je het voorstel compleet maken. Hierin vermeld je de naam van de training, de trainer, de taal, de keurmerken en/of educatieve punten, en geef je de training een beschrijving. Wees zo volledig mogelijk, zodat de klant kan beoordelen of het voorstel voldoet aan diens wensen. 
3. Maak je voorstel compleet met een prijs. Wil je meer weten over het prijsmechanisme en de bijbehorende mogelijkheden? Klik dan hier.
4. Doe hierna een voorstel voor een datum en locatie. Ga naar de tab Data & locaties en klik op de blauwe knop "nieuwe datum toevoegen". Je kunt de datum en locatie ook later toevoegen, klik dan op 'Bepaal datum/locatie later'. Wil je meerdere data voorstellen, voeg er dan nog één toe. De klant kan dan kiezen uit de verschillende data. We adviseren je er max. 3 voor te stellen. Als je dit gedaan hebt, vergeet niet om rechtsboven op de blauwe knop "Creëer" te klikken.
   
   
   
5. Wanneer alle informatie compleet is, verstuur je het voorstel naar de klant zodat hij/zij deze kan beoordelen. De status van het voorstel kun je bekijken in het opleidersportaal.
6. Wanneer de klant het voorstel accepteert, wordt deze omgezet in een definitieve aanvraag. Deze aanvraag vind je vervolgens terug in het opleidersportaal onder de tab "aanvragen" > "in-company voorstellen". Als je meerdere data hebt voorgesteld, wordt voor ieder voorstel een aanvraag aangemaakt. De klant accordeert vervolgens de aanvraag/aanvragen met de datum/data die hem/haar schikken. En wijst alle andere aanvragen/data af. 
7. Nadat de klant aanvraag heeft geaccordeerd/bevestigd, kan hij/zij de deelnemers toevoegen aan de aanvraag. Deze vind je terug in het voorstel onder de tab 'Deelnemers' in het opleidersportaal.
   
   
   
8. Na afronding van de training, wil de klant weten welke deelnemers aanwezig en afwezig waren. Dit is een belangrijke stap omdat hiermee facturatiegegevens worden aangemaakt. Lees hier hoe je dit doet: Hoe bevestig je de aanwezigheid van deelnemers na afloop van een in-company training? Vergeet ook niet om de sessie te sluiten. 
9. Nu kun je je factuur opstellen en opsturen. Deze dient exact overeen te komen met de prijsopbouw en factuurvoorwaarden, die je terug kunt vinden in de aanvraag.