Hoe vraag je een externe training aan via de DOI van Studytube?
Wanneer de academy waarbij je bent aangesloten gebruik maakt van de digitale opleidingsintermediair (DOI) kun je via Studytube (externe) trainingen en certificering aanvragen bij externe opleiders. In dit artikel lees je hoe dit proces werkt.
♦ De externe trainingen worden in het platform aangeduid met de standaard term "Extern aanbod." Het kan zijn dat de applicatiebeheerder(s) van je academy hier een andere naam aan hebben gegeven,zoals bijvoorbeeld 'Klassikale trainingen.'
♦ Wanneer je hierop klikt vind je hier het gehele beschikbare aanbod in de academy. Via de filteropties op de linkerzijde van de pagina kun je filteren op bijvoorbeeld datum, categorie, naam van de opleider, taal, etc. Via de zoekbalk rechts bovenin kun je zoeken op titel van de training. Let op, er worden dan ook andere type leerinterventies weergegeven. Door te klikken op "Extern aanbod" komt je uit op de specifieke resultaten.
♦ Als je de gewenste externe training hebt gevonden klik je op de training om op de informatiepagina terecht te komen. Hier kun je de training aanvragen door op de button 'Deze training aanvragen' te klikken.
♦ Je komt nu in het aanvraagscherm terecht. In dit scherm kan je extra informatie invullen. Het kan zijn dat je persoonlijke gegevens moet controleren en eventueel aanvullen. Ook kan je hier een referentie of speciale opmerkingen kwijt ter informatie voor de manager die de aanvraag zal beoordelen. Vervolgens selecteer je de gewenste datum en locatie, als laatste stap accepteer de voorwaarden van de academy m.b.t. het aanvragen van een externe training.
Afhankelijk van de instellingen van de academy dien je ook een keuze te maken tussen persoonlijk budget of academy budget. In het eerste geval wordt de training die je wilt betalen betaald uit je persoonlijke budget. In het tweede geval dient er een algemeen (team) budget geselecteerd te worden door je manager nadat je de aanvraag hebt verzonden.
♦ Wanneer je de aanvraag hebt verzonden wordt er een e-mail gestuurd naar je manager met de vraag deze te beoordelen. Tevens ontvang jij ook een e-mail waarin je de details van de aanvraag alsmede het aanvraag ID kan vinden. Dit ID begint altijd met een # met daarachter vijf cijfers. Als de manager het juiste budget heeft geselecteerd en de aanvraag intern is beoordeeld wordt deze verzonden naar de opleider. Ook bij deze stap in het proces ontvang je hierover een e-mail.
♦ De aanvraag moet nu beoordeeld worden door de opleider. Deze kan de aanvraag goedkeuren, afkeuren of een andere datum voorstellen indien de voorgestelde datum bijvoorbeeld al vol zit. In alle gevallen ontvang je hierover bericht. Wanneer je aanvraag na 3 dagen nog in afwachting is van een beoordeling door de opleider, dan zal de opleider een reminder email ontvangen om jouw aanvraag te beoordelen.
♦ Als de aanvraag is goedgekeurd is deze definitief. Je wordt verwacht op de betreffende datum. Verdere informatie wordt door de opleider gedeeld per e-mail.
♦ Mocht de aanvraag worden afgewezen wordt hier meestal een reden bij vermeld. Een reden kan zijn dat de training vol zit of geannuleerd is. Je kunt dezelfde of een soortgelijke training opnieuw aanvragen.
♦ Wanneer er vanuit de opleider een andere datum wordt voorgesteld ontvang je hierover ook een e-mail. Hierin zit een link waarmee je het nieuwe voorstel kan accepteren of afwijzen. In het 1e geval dient de opleider de aanvraag nog goed te keuren voor de aanvraag definitief is goedgekeurd. In het 2e geval kan de opleider er voor kiezen om de aanvraag te annuleren of een andere datum voor te stellen. Je kunt zelf overigens ook een andere datum uit het aanbod voorstellen. Wanneer de opleider dit goedkeurt is de aanvraag definitief.