Wenn die Akademie, der Sie angehören, den Digitalen Trainings Assistenten (DTA) verwendet, können Sie über Studytube (externe) Trainings und Zertifizierungen von externen Anbietern anfordern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie dieser Prozess funktioniert.
♦ Externe Trainings werden auf der Plattform mit dem Standardbegriff „Externes Angebot“ bezeichnet. Der Anwendungsadministrator Ihrer Akademie hat diesem Angebot möglicherweise einen anderen Namen gegeben, z. B. „Präsenztrainings“.
♦ Wenn Sie darauf klicken, finden Sie hier das gesamte verfügbare Angebot der Akademie. Mit den Filteroptionen auf der linken Seite können Sie z. B. nach Datum, Kategorie, Name des Trainingsanbieters, Sprache usw. filtern. Über die Suchleiste oben rechts können Sie nach dem Titel des Trainings suchen. Beachten Sie, dass in diesem Fall auch andere Arten von Lerneinheiten angezeigt werden. Wenn Sie auf „Externes Angebot“ klicken, gelangen Sie zu den spezifischen Ergebnissen.
♦ Wenn Sie das gewünschte externe Training gefunden haben, klicken Sie auf das Training, um zur Informationsseite zu gelangen. Hier können Sie das Training anfordern, indem Sie auf die Schaltfläche „Dieses Training anfordern“ klicken.
♦ Sie gelangen nun zum Anfragebildschirm. In diesem Bildschirm können Sie zusätzliche Informationen eingeben. Möglicherweise müssen Sie Ihre persönlichen Angaben überprüfen und ergänzen. Hier können Sie auch eine Referenz oder besondere Anmerkungen zur Information des Managers, der die Anfrage prüft, einfügen. Als Nächstes wählen Sie den gewünschten Termin und den Ort aus. Der letzte Schritt besteht darin, die Bedingungen der Akademie für die Beantragung externer Trainings zu akzeptieren.
Abhängig von den Einstellungen der Akademie müssen Sie auch zwischen einem persönlichen Budget oder einem Akademiebudget wählen. Im ersten Fall wird das Training, das Sie bezahlen möchten, aus Ihrem persönlichen Budget bezahlt. Im zweiten Fall muss Ihr Manager ein allgemeines (Team-)Budget festlegen, nachdem Sie das Training angefordert haben.
♦ Sobald Sie die Anfrage abgeschickt haben, wird eine E-Mail an Ihren Manager geschickt, in der um die Prüfung der Anfrage gebeten wird. Ferner erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie die Einzelheiten der Anfrage sowie die Anfrage-ID finden können. Diese ID beginnt immer mit einem #, gefolgt von fünf Ziffern. Sobald der Manager das richtige Budget ausgewählt hat und die Anfrage intern geprüft wurde, wird sie an den Trainingsanbieter geschickt. Auch über diesen Schritt des Prozesses werden Sie per E-Mail benachrichtigt.
♦ Die Anfrage muss nun vom Trainingsanbieter geprüft werden. Dieser kann die Anfrage genehmigen, ablehnen oder einen anderen Termin vorschlagen, wenn der vorgeschlagene Termin zum Beispiel bereits ausgebucht ist. Sie werden in jedem Fall benachrichtigt. Wenn Ihre Anfrage nach drei (3) Tagen immer noch nicht vom Trainingsanbieter geprüft wurde, erhält er eine Erinnerungs-E-Mail zur Prüfung Ihrer Anfrage.
♦ Sobald die Anfrage vom Trainingsanbieter genehmigt wurde, ist sie endgültig. Sie werden dann zum entsprechenden Termin erwartet. Weitere Informationen werden vom Trainingsanbieter per E-Mail mitgeteilt.
♦ Sollte die Anfrage abgelehnt werden, wird in der Regel ein Grund für diese Ablehnung angegeben. Ein Grund kann sein, dass das Training bereits ausgebucht ist oder abgesagt wurde. Sie können das gleiche oder ein ähnliches Training erneut anfordern.
♦ Wenn der Trainingsanbieter einen anderen Termin vorschlägt, erhalten Sie ebenfalls eine entsprechende E-Mail. Diese E-Mail enthält einen Link, über den Sie den neuen Vorschlag annehmen oder ablehnen können. Im 1. Fall muss der Trainingsanbieter die Anfrage noch genehmigen, bevor sie endgültig ist. Im 2. Fall kann der Trainingsanbieter die Anfrage nun final ablehnen oder erneut einen anderen Termin vorschlagen. Übrigens können Sie ebenfalls selbst einen anderen Termin aus dem Angebot vorschlagen. Wenn der Trainingsanbieter diesen genehmigt, ist die Anfrage endgültig.