Hoe voeg je een medewerker toe aan de academy?

LMS-managers met het recht ‘Medewerkers uitnodigen’ kunnen handmatig medewerkers toevoegen aan de academy — tenzij deze optie is uitgeschakeld voor jullie omgeving. In dat geval zie je de knop ‘Medewerker toevoegen’ niet.

Handmatig een medewerker toevoegen

1. Ga in het LMS naar het tabblad ‘Medewerkers’.

2. Klik rechtsboven op ‘Maak’ en kies ‘Medewerker’.

3. Klik vervolgens op ‘Medewerkers toevoegen’.

4. Vul de verplichte gegevens in (zoals naam en e-mailadres).

5. (Optioneel) Selecteer een team en/of leerlijn.

6. Maak je gebruik van de Studytube Contentbibliotheek? Vink dan ‘Contentlicentie’ aan zodat de medewerker toegang krijgt tot dit aanbod.

7. Klik rechtsboven op ‘Uitnodiging verzenden’. Je kunt:

   • De taal van de uitnodiging kiezen.

   • Een persoonlijk bericht toevoegen aan de standaard uitnodigingsmail.

⚠️ Let op: Heeft jullie organisatie een HR-integratie? Dan adviseren we om zo min mogelijk medewerkers handmatig aan te maken. Handmatige accounts worden namelijk niet automatisch beheerd of bijgewerkt via de koppeling. Dit vraagt extra handmatig werk en kan leiden tot dubbele accounts of dataverschillen.

Hoe voeg ik medewerkers in bulk toe aan de academy?

Volg de eerste stappen zoals bij het handmatig toevoegen van een medewerker. Bij de laatste stap kies je voor ‘Importeer medewerkers via Excel’.

Stappen:

1. Kies in het importscherm voor ‘Download template’.

2. Vul het Excel-template in (zie instructies hieronder).

3. Upload het ingevulde bestand.

4. Controleer de lijst op fouten.

5. Klik op ‘Accounts creëren en uitnodigingen versturen’.

Instructies voor het invullen van het template:

• De gevraagde informatie is grotendeels gelijk aan handmatige invoer.

• Voor het koppelen van teams of leerlijnen heb je de ID's nodig:

  • Open het team of de leerlijn in het LMS en kopieer het ID uit de URL.

  • Laat je het veld ‘team_id’ of ‘development_plan_id’ leeg? Dan wordt er niets gekoppeld. Je kunt dit later nog handmatig doen.

• Bij het veld ‘content_licence’ geef je aan of de medewerker toegang krijgt tot de Studytube Contentbibliotheek:

  • 1 = ja

  • 0 = nee

⚠️ Let op bij HR-integraties: Ook bij bulkimport geldt: gebruik deze functie alleen als je geen automatische koppeling hebt met een HR-systeem. Doe je dit toch? Dan worden de gegevens niet gesynchroniseerd en moet je deze handmatig beheren.